TÌM ĐƯỢC TIẾNG NÓI TRƯỚC CÔNG CHÚNG
(Nguồn: Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ)
Chẳng có gì bí ẩn khi làm việc với phương tiện truyền thông. Trên thực tế, chắc chắn bạn đã biết mọi điều bạn cần biết để định hướng cho phương tiện truyền thông về những vấn đề của bạn và tổ chức của bạn. Cuốn sách này chủ yếu giúp bạn phát triển những kỹ năng mà bạn đã có.
Phát triển những kỹ năng này đòi hỏi thời gian và nỗ lực. Phải có dũng cảm đứng trước đám đông hoặc trước máy thu hình. Một mục tiêu của cuốn sách này là giúp bạn có khả năng thực hiện một buổi phỏng vấn có ý nghĩa hoặc trình bày một bài phát biểu truyền cảm; nói tóm lại mục tiêu là để phương tiện truyền thông công nhận sự nghiệp của bạn. Chúng ta không thể để cho sự căng thẳng và thiếu kinh nghiệm ngăn cản chúng ta phát biểu. Mọi tiếng nói của chúng ta cần phải được lắng nghe.
Một trong những quyền tự do quý báu nhất và khó đạt được nhất đó là quyền tự do ngôn luận và công khai bày tỏ những ý kiến của chúng ta. Trong số những tiếng nói mà giờ đây thế giới đang lắng nghe có tiếng nói của những người trước đây từng im lặng. Đây là thời điểm để những ai am tường về phương tiện truyền thông đại chúng chia sẻ kinh nghiệm với những người vừa mới tìm được tiếng nói trước công chúng của họ.
Chúng tôi hy vọng rằng cuốn sách này sẽ giúp bạn tìm được tiếng nói trước công chúng của mình. Chúng ta có rất nhiều điều để học hỏi lẫn nhau.
Việc bạn sẽ hình thành một chiến lược truyền thông như thế nào phụ thuộc vào câu trả lời cho một số câu hỏi chính sau:
Mục tiêu của bạn là gì?
Chức năng của tổ chức bạn là gì? Nó có nổi tiếng hay không?
Bạn muốn phương tiện truyền thông nói với công chúng điều gì về bạn và tổ chức của bạn?
Bạn đang làm việc cùng với người khác hay chỉ một mình?
Bạn có sẵn những nguồn lực nào?
Bạn hoặc những người bạn biết có liên hệ với phương tiện truyền thông không?
XÁC ĐỊNH ĐIỀU BẠN MUỐN NÓI
Kéo những người khác cùng tham gia. Hình thành một nhóm cùng làm việc với bạn để triển khai chiến dịch truyền thông. Cố gắng thu hút càng nhiều người càng tốt, cho phép mọi người đóng góp vào công việc.
Xác định mục đích và mục tiêu. Xác định tổ chức của bạn và mục đích của nó. Có sự hiểu biết rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được trước khi bắt đầu.
Tạo ra một thông điệp. Phác thảo những đề tài cần bàn luận, những đề tài đó sẽ trả lời những câu hỏi cơ bản về vấn đề của bạn. Đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức của bạn đang sử dụng những đề tài ngắn gọn và có thể trích dẫn này. Bạn muốn có một bức thông điệp rõ ràng, trực tiếp và đơn giản.
Xác định đối tượng. Ai là thính giả mà bạn muốn hướng tới thông qua phương tiện truyền thông? Abla Al-Nowais, tổng biên tập tạp chí phụ nữ Zahrat Al-Khaleej phát hành hàng tuần ở các Tiểu Vương quốc Arập Thống nhất, nói: “Điều quan trọng là phải biết trình độ tri thức, xuất thân và bản chất của thính giả mà bạn đang muốn tiếp cận”.
Cố gắng suy nghĩ như những thính giả mà bạn đang hướng tới. Truyền thông chỉ là phương tiện. Nếu có thể, đề nghị một thành viên trong nhóm đối tượng thính giả hoặc một nhóm nghe bạn thuyết trình, từ đó bạn có thể thử nghiệm được bức thông điệp trong chiến dịch của mình.
Phân tích và đánh giá các cơ sở phát hành và các cơ hội. Hình thức truyền thông nào sẽ giúp bạn đến với đối tượng thính giả của mình.
Liệt kê những nguồn lực của bạn. Những nguồn lực này có thể bao gồm, nhưng không chỉ hạn chế ở: tài chính, đóng góp tư liệu cùng loại, thời gian và năng lực của các cá nhân liên quan, những sự kiện bên ngoài hoặc có liên quan mà bạn có thể sử dụng để làm nổi bật nỗ lực của mình.
Luôn linh hoạt. Duyệt lại các kế hoạch của bạn nếu bối cảnh và các nguồn lực thay đổi, hoặc nếu một số phần trong kế hoạch không thực hiện được. Tập trung vào những phần thực hiện được.
-------------------------
NHỮNG ĐIỀU CƠ BẢN CỦA MỘT CHIẾN LƯỢC TRUYỀN THÔNG
Một số điểm cơ bản phải giải quyết trước khi bạn đưa ra một kế hoạch truyền thông là:
Hiểu biết về phương tiện truyền thông có trong thành phố, bang và đất nước của bạn. Đọc báo, xem tivi và nghe đài.
Quyết định xem những vấn đề nào thường được đưa vào phần tin nổi bật hoặc các tin bài bình luận.
Phát hiện những phóng viên đang đưa tin về những vấn đề giống những vấn đề của bạn và xem xét liệu họ đang đưa tin một cách tích cực hay tiêu cực.
Từ Rina Jimenez David của tờ Philipine Daily Inquirer, chúng tôi có được lời khuyên sau:
Các nhóm phụ nữ nên hướng tới thiết lập những mối quan hệ lâu dài với những người thân thiện trong giới truyền thông, hơn là những mối liên hệ ngắn ngủi nhằm để thiên hạ biết đến trong thời khắc. Hình thành một mối quan hệ-thông qua tiếp xúc thường xuyên, mua các bản tin và các ấn phẩm khác, và những lời mời về những cơ hội giáo dục và đào tạo-có nghĩa là bạn không chỉ có được một người bạn, thậm chí bạn sẽ có một đối tác và một người ủng hộ trong giới truyền thông.
Tại sao chúng ta cần một chiến dịch truyền thông?
Để gây ảnh hưởng lên công luận.
Để thuyết phục các nhà lãnh đạo.
Tạo ra các cuộc tranh luận.
THÔNG CÁO BÁO CHÍ
Thế nào là một thông cáo báo chí? Một thông cáo báo chí cung cấp thông tin về tổ chức của bạn được chuẩn bị và trình bày theo một khuôn mẫu đã được chuẩn hóa. Thông cáo báo chí thường dài một trang, nhưng cũng không quá hai trang. Mục đích là để thông báo về một vấn đề quan trọng mà bạn muốn thu hút sự quan tâm của truyền thông, dù là truyền thông in ấn hay điện tử, hoặc cả hai. Một thông cáo báo chí cần phải ngắn gọn và súc tích.
Những thông tin nào cần đưa vào một thông cáo báo chí? Ở Mỹ, một thông cáo báo chí tốt phải trả lời được 5 câu hỏi bắt đầu bằng “W” trong đoạn đầu tiên: Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? và Tại sao?
- Ai: Ai là chủ thể của bản tin? Cần phải xác định và mô tả họ. “Ai” có thể là một người, một nhóm, một sự kiện hoặc hoạt động.
- Cái gì: Cái gì sắp xảy ra mà phương tiện truyền thông nên biết? Mục đích là để thu hút sự chú ý của độc giả, từ đó người ta sẽ đọc thông cáo báo chí của bạn và vấn đề của bạn sẽ được đưa tin.
- Ở đâu: Nếu đó là một sự kiện hoặc một cuộc họp báo, thì nó sẽ diễn ra ở đâu? Nêu cụ thể địa chỉ của địa điểm – và cùng với một bản đồ có chỉ dẫn. Thêm cả thông tin về nơi để xe hoặc phương tiện giao thông công cộng nếu có. Cần làm cho các phóng viên cảm thấy thuận tiện, thoải mái khi đưa tin về sự kiện của bạn.
- Khi nào: Khi nào thì nó diễn ra? Ngày, ngày trong tuần và thời gian cụ thể phải thật rõ ràng. Không nên nói vào khoảng mà phải có thông tin cụ thể.
- Tại sao: Tạo sao điều này lại quan trọng đến vậy? Lý do ra thông cáo báo chí phải thuyết phục, phải cụ thể. Nên nhớ rằng, điểm chính hoặc tiêu đề phải được viết làm sao để lôi kéo độc giả đọc tiếp phần còn lại của thông cáo.
Kiểu viết nào là tốt nhất khi viết các thông cáo báo chí? Đó là dùng trích dẫn. Các câu và đoạn phải thật ngắn, để cho độc giả có thể đọc lướt và dễ dàng.
Bắt đầu với điểm chính, mở rộng với nhiều thông tin và chi tiết hơn theo thứ tự giảm dần mức độ quan trọng. Nói cách khác, viết thông cáo báo chí theo kiểu “kim tự tháp” cổ điển giống như viết một bản tin thường.
LÀM SAO ĐỂ BIẾT ĐIỂM CHÍNH HOẶC TIÊU ĐỀ LÀ HAY?
Thường thì bạn sẽ không biết cho đến khi bản tin của bạn được in ra. Nếu bạn đưa thông tin quan trọng nhất vào tiêu đề, theo 5 câu hỏi bắt đầu bằng “W”, giải thích những điểm cụ thể, và phân tích những điểm đáng chú ý nhất, tức là bạn đã có cơ hội thành công. Nên nhớ rằng một bản tin thường được in bên phải thông cáo báo chí của bạn, tờ báo sẽ biên tập thông cáo báo chí từ trên xuống.
Sau khi đã viết xong toàn bộ thông cáo, quay trở lại và rà soát cho đến khi bạn nghĩ là bạn đã có một điểm chính thuyết phục nhất. Đừng sợ phải thay đổi điểm chính. Thường xuyên kiểm tra để đảm bảo rằng bạn đã trả lời 5 câu hỏi bắt đầu bằng “W”. Nếu cố gắng làm cho nó trở nên hấp dẫn và kịch tính, thông cáo báo chí có thể sẽ phức tạp, rắc rối đến mức mà những số liệu thực tế quan trọng biến mất khỏi bản sao cuối cùng.
LÀM SAO ĐỂ ĐƯA THÔNG CÁO BÁO CHÍ TỚI ĐÚNG ĐỐI TƯỢNG CẦN GỬI?
In rõ tên của người hoặc những người sẽ nhận thông cáo trên bản thông cáo. Nếu bạn định đưa nó cho một tờ báo, phải đề tên người biên tập, đúng tên và chức vụ. Cách tiếp cận này mang tính chất riêng tư và rất lôi cuốn.
LÀM GÌ NẾU KHÔNG CÓ PHÓNG VIÊN CỤ THỂ?
Bạn có thể gửi thông cáo cho người biên tập. Đồng thời bạn phải thu thập thông tin về các cơ sở phát hành. Những câu hỏi dưới đây giúp bạn thu thập thông tin:
- Ai quyết định những tin nào sẽ được đưa? Tên, chức vụ.
- Ai quyết định khi người đó vắng mặt? Tên, chức vụ.
- Có phóng viên nào chuyên về vấn đề của bạn không? Tên.
- Thời điểm trong ngày/tuần/tháng khi quyết định về các bản tin sẽ được đưa ra?
- Cơ sở phát hành muốn được thông báo trước bao lâu về sự kiện sẽ diễn ra?
- Kiểu tư liệu nào cơ sở phát hành muốn nhận được cùng với thông cáo? Họ có muốn biết thông tin cơ bản, ảnh, bản chiếu màu, băng hình, băng tiếng không? Những gì khác có ích nữa?
Đừng quên thu thập tất cả số điện thoại và số fax cần thiết. Cũng nên biết tên của các thư ký và làm quen với họ.
Ở Mỹ, hình thức chuẩn của một thông cáo báo chí như sau:
- Thông cáo báo chí được viết trên một tờ giấy trắng hoàn toàn, thường là loại giấy làm việc có khổ chuẩn ở nơi bạn sống. Bạn hãy dùng giấy có in dòng tiêu đề nếu có. Điều này sẽ giúp xác định tổ chức của bạn với tư cách là nguồn của thông cáo.
- Lề xung quanh viền của văn bản thông cáo nên để rộng khoảng 38 đến 40mm, để cho biên tập viên hoặc phóng viên có chỗ để ghi chú bên lề của bản thông cáo.
- Nếu địa chỉ của bạn không có trên tờ giấy bạn đang dùng, hãy đánh địa chỉ đầy đủ ở góc trên bên trái của tờ giấy.
- NGÀY RA THÔNG CÁO: Thông tin này được hiển thị dưới dạng CHỮ HOA IN ĐẬM ở góc trên bên phải của tờ giấy và thấp hơn chút ít so với dòng địa chỉ ở góc trên bên trái của trang giấy.
- Tên của người liên hệ được đề ngay dưới ngày ra thông cáo, và số điện thoại liên lạc nếu có sẽ được đánh tiếp ở phía dưới. Trong hầu hết các doanh nghiệp và các tổ chức phi chính phủ ở Bắc Mỹ, số điện thoại liên lạc sau giờ làm việc cũng được đưa cho người liên hệ.
- PHẦN VIẾT CHÍNH: Nội dung thực sự của thông cáo báo chí bắt đầu từ khoảng 1/3 trang giấy trở xuống.
- Bắt đầu với một dòng tiêu đề. Dòng tiêu đề được đánh lệch về phía lề trái, bên dưới thông tin địa chỉ và trước nội dung văn bản thông cáo. Tiêu đề được viết TẤT CẢ BẰNG CHỮ IN HOA.
- Nội dung của bản thông cáo thường đánh cách hai dòng.
- Các đoạn được đánh lùi vào tại dòng đầu tiên. Giữa các đoạn sử dụng khoảng cách chuẩn.
- Nếu thông cáo dài hơn một trang, từ “tiếp theo” nên được đánh dưới tận cùng của trang đầu tiên.
- Tốt nhất là nên để thông cáo trong một hoặc hai trang. Đánh ký hiệu ### hoặc số -30- ở phía dưới giữa trang của trang cuối cùng.
SAU KHI ĐƯA RA MỘT THÔNG CÁO BÁO CHÍ TÔI CÓ THỂ LÀM GÌ KHÁC ?
Tiếp tục gọi điện thoại. Lần đầu tiên bạn gọi điện, giới thiệu bản thân, tên và tổ chức của bạn. Nếu bạn muốn có một cuộc đàm thoại, hãy hỏi liệu người đó có “đang đến hạn nộp bài” không. Nếu một phóng viên đã đến hạn và đang cố gắng hoàn thành bản tin, hãy quyết định thời gian gọi lại thích hợp nhất và nhanh chóng chấm dứt cuộc gọi mà không tỏ ra mất lịch sự.
Nếu người đó không đến hạn phải nộp bài, hãy hỏi họ xem đã nhận được thông cáo của bạn chưa. Hỏi xem liệu bạn có thể cung cấp thêm bất cứ thông tin nào không; hay họ có muốn nói chuyện với ai không. Cố gắng nói ngắn gọn để phán đoán phản ứng của họ về tài liệu mà bạn gửi. Nếu câu trả lời không mấy khả quan, hãy cảm ơn họ vì đã nói chuyện với bạn. Nên nhớ rằng bạn sẽ còn phải nói chuyện với người đó nữa, và sẽ có lúc câu trả lời là “vâng, chúng tôi rất hứng thú được đưa tin về sự kiện của bạn và rất mong được gặp bạn”.
NGÀY RA THÔNG CÁO CÓ Ý NGHĨA GÌ?
“Ngày ra thông cáo” là ngày bạn cho phép thông tin trong thông cáo được công bố. Hầu hết các nhà báo sẽ không công bố thông tin trước ngày bạn nêu cụ thể. Điều này thường được ám chỉ như một “cấm vận báo chí”. Chẳng hạn như khi một tổ chức quốc tế phi lợi nhuận tiến hành một cuộc họp báo để công khai một bản báo cáo mới đặc biệt, tổ chức đó thường đưa ra tài liệu với hạn chế rằng nó bị cấm vận cho đến một ngày cụ thể. Điều này mang đến cho các nhà báo rất nhiều thời gian để đọc tài liệu và viết những bản tin của họ. Nó cũng cho phép tổ chức phi lợi nhuận đó đưa “tin” vào ngày tổ chức họp báo của họ.
CÓ THỂ ĐƯA THÊM TƯ LIỆU CÙNG VỚI THÔNG CÁO BÁO CHÍ KHÔNG?
Có, nếu bạn muốn thêm tư liệu về bối cảnh của vấn đề, chẳng hạn như sách giới thiệu hoặc những ví dụ về các thông cáo trước đó. Có rất nhiều cách thức để bạn “cá nhân hoá” hoặc sáng tạo với thông cáo. Chẳng hạn như nếu bạn chuẩn bị thông báo về việc một công ty đi vào hoạt động, bạn có thể gửi một sản phẩm nhỏ cùng với bản thông cáo. Tôi đã được nghe chuyện về một phụ nữ gửi những chiếc bánh sôcôla chip! Hãy cẩn thận để bất cứ tư liệu thêm nào cũng không được lấn át tin tức bạn muốn công bố.
-------------------------
MẸO LƯU GIỮ CÁC BÀI BÁO ĐÃ ĐƯỢC IN
TÔI PHẢI LÀM GÌ VỚI BÀI BÁO GỐC?
Khi một bài báo tích cực đã được đăng, bạn nên sao lại bản gốc. Các bản sao của bài báo có thể được dùng trong bất cứ tư liệu quảng cáo nào trong tương lai. Sau khi đã sao chụp, để bản gốc trong một tệp đựng hồ sơ hoặc một quyển sổ ghi chép để giữ cho nó nguyên vẹn và an toàn. Bạn có thể cần dùng lại nó.
TÔI NÊN SẮP XẾP BÀI BÁO NHƯ THẾ NÀO ĐỂ SỬ DỤNG TRONG TƯƠNG LAI?
Dùng loại giấy làm việc thường. Khổ của nó có thể là 8½ x 11inch hoặc khổ A4, hoặc bất cứ khổ chuẩn nào sử dụng ở nơi bạn đang sống. Giấy nên phẳng, trắng và không có dòng kẻ.
Cắt bài báo từ báo hoặc tạp chí, để lề rộng càng nhiều càng tốt. Không nên cắt quá sát chữ vì sẽ khó phôtô.
Cắt tên của tờ báo hoặc tạp chí ở trang nhất. Dùng “biểu tượng” hoặc kiểu chữ được thiết kế đặc biệt có thể nhận biết được của ấn phẩm đó. Những chữ này sẽ được in lớn hơn phần còn lại của tờ báo. Nếu nó quá lớn không vừa khổ giấy của bạn và nếu bạn có thiết bị phôtô hãy thu nhỏ lại. Nếu bạn không thể co chữ nhỏ hơn, bạn nên đánh máy tên của tờ báo phía trên cùng tờ giấy của bạn.
Cắt ngày của bài báo. Nếu bài báo xuất hiện trong phần có tiêu đề, chẳng hạn như phần Thư gửi ban biên tập, Trang ý kiến, Tin quốc tế, Tin trong nước, thì cắt cả tiêu đề đó.
TÔI NÊN LẮP RÁP NHỮNG MẨU TIN NHƯ THẾ NÀO?
Thông thường bạn muốn để tên của tờ báo được cắt từ trang nhất ở giữa tờ giấy, ngày của tờ báo sẽ được đặt ở chính giữa, bên dưới tên. Mục của tờ báo nếu có sau đó sẽ được đặt ở giữa phía dưới ngày.
Nếu bài báo không vừa trang giấy, có thể bạn phải cắt và sắp xếp sao cho vừa. Nên nhớ giữ cho nó giống với khuôn của bản gốc càng tốt, đảm bảo các đoạn được sắp xếp theo đúng thứ tự. Hãy cẩn thận với công việc này vì sẽ dễ bị nhầm lẫn nếu bạn đang sắp xếp một bài báo dài.
Nếu bài báo cần phải tiếp tục sang trang thứ hai, đảm bảo rằng bạn phải đưa thêm các thông tin sau trên mỗi trang giấy: Tên của tờ báo, ngày xuất bản, mục của tờ báo trong đó bài báo được đăng.
Khi bạn đã chắc chắn rằng bạn thích cách bài báo được trình bày, lúc này bạn đã sẵn sàng thực hiện công việc lắp ráp. Trong giai đoạn đầu tiên này không nên vội vã; trông bài báo như thế nào khi bạn photo sẽ rất quan trọng. Đây là cách thức mà hầu hết mọi người sẽ đọc bài báo, chắc chắn nhiều hơn là nhìn thấy nó ở ấn phẩm gốc.
Bây giờ hãy dừng lại và dành thời gian để rửa tay. Điều này rất quan trọng bởi vì nếu bạn đang xử lý bất cứ một kiểu giấy in báo nào, tay bạn cũng sẽ bị dính mực in. Nếu bạn dán bằng băng dính hoặc hồ, chắc chắn sẽ để lại những dấu tay đen và vết nhòe lên trên tờ giấy. Những vết nhòe này sẽ hiện lên trên tất cả các bản phôtô bài báo.
Dùng băng dính hai mặt, hoặc một lượng nhỏ hồ, dán bài báo mà bạn đã sắp xếp. Băng dính hai mặt sẽ ở giữa bài báo và tờ giấy, và nó sẽ không hiện lên khi tờ giấy được phôtô. Nếu bạn sử dụng hồ, nên nhớ dùng càng ít càng tốt để cho bài báo dính vào tờ giấy, nếu dùng quá nhiều hồ bạn sẽ có một bản gốc không thể đọc được và không thể phôtô được. Nếu bạn chỉ có băng dính xenlôphan bạn hãy gấp đôi lại và sử dụng theo cách tương tự. (Nếu bạn chỉ đơn giản gắn các mẩu bài báo, thì các đường viền sẽ hiện lên trên các bản phôtô).
Cuối cùng hãy giữ vài bản gốc nếu bạn có. Giấy báo thường ố vàng, trở nên tối màu khi để lâu và khó có thể phôtô. Hãy giữ các bản gốc một cách an toàn.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét