Cẩm nang truyền thông (P. IV)

HỌP BÁO

Chúng ta mất rất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức để tổ chức một cuộc họp báo, vì vậy cần phải biết chắc là mình có điều quan trọng cần tuyên bố. Hơn nữa, các nhà báo cũng không có thì giờ để đến dự những cuộc họp báo mà không đưa ra một thông tin gì.

Nếu chúng ta tổ chức họp báo thì việc lập kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng là điều rất quan trọng.

• Chọn địa điểm tổ chức họp báo. Nơi họp báo phải dễ đến, thuận tiện và đẹp. Nếu mời các cơ quan truyền thông thì phải đảm bảo cung cấp đầy đủ điện và thiết bị điện.
• Chọn thời gian tổ chức họp báo. Việc này phụ thuộc vào loại hình truyền thông bạn định mời đến dự. Do bị hạn chế về thời gian nên thường thì buổi sáng là tốt nhất.
• Kiểm tra các cơ quan có lịch làm việc dài hạn để đảm bảo rằng ngày bạn tổ chức họp báo không bị trùng với bất cứ một sự kiện quan trọng nào. (Ngày lễ lớn ở nước bạn sẽ không phải là ngày tốt nhất để tổ chức họp báo.) Nếu bạn biết một cơ quan khác thường tổ chức một sự kiện vào một ngày cụ thể thì hãy xếp lịch họp báo của bạn vào một ngày khác. Việc đưa tin về sự kiện của mình có nghĩa là bạn đang cạnh tranh với những người khác cũng muốn đưa tin về sự kiện của họ!

Sau khi bạn đã chọn xong địa điểm, ngày, giờ.

• Quyết định xem sẽ mời ai trong số các loại hình truyền thông mà bạn đã lên danh sách. Nên mời những người ủng hộ tổ chức của bạn và cả những người có thể thu hút giới truyền thông tới nơi họp báo - chẳng hạn như những nhân vật nổi tiếng.
• Phác thảo nội dung của cuộc họp báo trong thông cáo báo chí.
• Quyết định xem ai sẽ là người phát biểu. Có người nào đặc biệt làm chủ tọa cuộc họp báo hay không? Bạn có một nhóm diễn giả để thông tin cho giới báo chí không? Bạn phải chú ý dành nhiều thời gian để giới báo chí chất vấn. Bạn cũng có thể yêu cầu một người cụ thể trả lời câu hỏi.
• Bạn sẽ phải bố trí nơi họp báo có đủ chỗ dành cho các thiết bị phát thanh truyền hình, máy ảnh, micrô, thiết bị chiếu sáng và ghế ngồi. Nếu cần thiết thì bạn phải bố trí cả phiên dịch. Bạn cũng phải cố gắng phục vụ đồ ăn nhẹ bởi vì các nhà báo ở nhiều nước được trả lương thấp và họ thường bỏ bữa để kịp lấy tin tức. Bạn không cần chuẩn bị những thứ cầu kỳ, chẳng hạn như bạn chỉ cần chuẩn bị trà, cà phê và bánh quy là được. Cần bố trí một cái bàn gần cửa ra vào và trên đó bạn để những thứ sau:

• Tập tài liệu về cuộc họp báo và những thông tin khác để phát cho mọi người;
• Danh sách ký tên dành cho giới báo chí;
• Danh sách ký tên cho những người đến dự và khách mời từ các tổ chức khác;
• Những thông tin khác mà bạn có, chẳng hạn như áp phích hay tờ rơi cho khách.

• Tốt nhất bạn nên có một người chuyên giúp đỡ các nhà báo đến dự. Người này sẽ phụ trách việc cung cấp tất cả các thông tin mà nhà báo cần. Nếu có phóng viên mà bạn đã từng quen biết từ trước hay đã từng gửi tài liệu cho họ thì bạn hãy nhớ giới thiệu mình và các đồng nghiệp. Đây là cơ hội tuyệt vời để gặp gỡ và phát triển quan hệ sau này.
• Sau cuộc họp báo bạn vẫn nên giữ liên lạc qua điện thoại. Cho dù công việc bạn đang làm là rất quan trọng nhưng bạn cần phải nhớ rằng bạn đang phải cạnh tranh với những người ở các tổ chức không kém quan trọng khác cũng rất mong chiếm được sự quan tâm của phương tiện truyền thông.
• Nếu bạn có máy fax thì hãy gửi fax nhắc họ hai hoặc ba ngày trước khi diễn ra họp báo. Bạn cũng nên gọi điện trước hai hay ba ngày xem nhà báo đó có đến dự họp báo hay không và xem liệu họ có cần thêm thông tin gì nữa không.
• Kiểm tra lại danh sách các nhà báo đến dự họp báo. Nếu họ không đến thì hãy gửi cho họ tập tài liệu về cuộc họp báo.
• Vào ngày diễn ra họp báo, bạn phải đến thật sớm để giải quyết những vấn đề có thể xảy ra vào phút chót. Kiểm tra lại micrô và xem các thiết bị khác có trong tình trạng làm việc tốt nhất hay không. Cố gắng khai mạc buổi họp báo đúng giờ đã định, nếu muộn thì cũng chỉ nên muộn 10 phút là tối đa.

-----------------------------

TÀI LIỆU HỌP BÁO

Tài liệu họp báo là tập tài liệu cung cấp mọi thông tin liên quan đến vấn đề của bạn. Hãy lập danh sách những thông tin cần đưa vào tập tài liệu này. Thường thì tài liệu họp báo bao gồm:

• Danh sách những tài liệu có trong tập tài liệu.
• Thông cáo báo chí.
• Một trang thông tin ngắn trong đó cung cấp những thông tin cơ bản về: tên, địa chỉ và số điện thoại của người cần liên hệ nếu nhà báo có câu hỏi.
• Tài liệu bối cảnh hoặc trang dữ liệu. Đó là một tài liệu ngắn cung cấp những thông tin chi tiết về vấn đề của cuộc họp báo. Mục đích của hồ sơ vấn đề là dự đoán và trả lời bất cứ câu hỏi nào mà các nhà báo có thể đưa ra. Dưới đây là hình thức chung của một hồ sơ vấn đề:

• Bắt đầu bằng một báo cáo ngắn gọn về vấn đề hoặc chủ đề của thông cáo báo chí.
• Giới thiệu tổng quan hoặc nêu lịch sử của vấn đề trong một vài đoạn. Những sự kiện quan trọng dẫn tới tình trạng hiện nay? Cần nhớ là bạn đang cung cấp thông tin để cho các nhà báo có thể viết về vấn đề một cách sâu sắc và toàn diện.

Giải thích rõ tình trạng hiện tại. Lời giải thích phải thực tế, bổ sung cho nội dung của thông cáo báo chí và đề cập đến những vấn đề cơ bản. Bạn cũng có thể đưa vào đó lời nhận xét của những người ủng hộ hành động của bạn.

Giới hạn hồ sơ vấn đề của bạn trong khoảng bốn đến năm trang. Bạn có thể để cách dòng đôi hay đơn. Đề mục nhỏ ở đầu mỗi đoạn có thể giúp người đọc theo dõi thông tin dễ hơn. Bạn cần phải đưa ra định nghĩa của các thuật ngữ nếu có.

• Đoạn trích những bài báo về tổ chức của bạn, vấn đề hay cá nhân làm việc với nhóm của bạn.
• Hình ảnh: tranh ảnh, đồ thị, bản đồ, biểu đồ - bất cứ thứ gì có thể nêu được tầm quan trọng của vấn đề.
• Các bài diễn văn, báo cáo, đề cương và tóm tắt báo cáo. Cẩn thận kẻo cung cấp cho người đọc quá nhiều thứ. Quan trọng là đưa đủ thông tin để cuốn hút nhà báo và để cho họ có thể viết bài thúc đẩy mục tiêu của cơ quan bạn.
• Một cuốn sách mỏng giới thiệu về cơ quan bạn. Nếu bạn không có cuốn sách này thì có thể thay bằng một bản tóm tắt công việc của bạn. Bản tóm tắt này nêu rõ những việc bạn đã làm, mục tiêu và tầm nhìn trong tương lai của bạn là gì.
• Tiểu sử ngắn gọn của những người tham gia họp báo kèm theo bài phát biểu hoặc thuyết trình của họ.
• Chương trình làm việc của buổi họp báo, nếu có.

Lập danh sách những người bạn đã gửi tài liệu họp báo. Hãy gọi điện kiểm tra xem họ đã nhận được chưa và xem họ có viết bài hay không. Khi thấy cần thiết bạn hãy viết thư cảm ơn.