Các bước tổ chức họp báo

Họp báo là một hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Để có một buổi họp báo ấn tượng đòi hỏi phải tiến hành một khối lượng công việc không nhỏ. Nếu cảm thấy khoản kinh phí bỏ ra cho việc thuê một công ty PR chuyên tổ chức dịch vụ họp báo là quá tốn kém, bạn hoàn toàn có thể tự trang bị cho mình những kiến thức để tự tổ chức một buổi họp báo trang trọng và gọn nhẹ, lôi cuốn được giới truyền thông đến tham dự.

Nhiều nhà quản lý đã phải loay hoay khá lâu khi nhận được yêu cầu tổ chức một buổi họp báo. Khái niệm họp báo đã quen thuộc với hầu hết mọi người, xuất hiện liên tục trên truyền hình, mặt báo, nhưng làm thế nào để có được một buổi họp báo đàng hoàng, đạt yêu cầu, thì vẫn còn là khái niệm xa lạ với nhiều người.

Để bắt tay vào việc tổ chức một cuộc họp báo, bạn hãy nắm kỹ 7 bước cơ bản sau:

1. Chuẩn bị phần nội dung

Giới nhà báo đến với sự kiện của công ty bạn là để lấy thông tin. Bạn nên nhớ thông tin là “nhân vật” chính của mỗi cuộc họp báo. Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện này là những thông tin xác đáng nhất. Hãy thử hình dung, nếu bạn mời các nhà báo nhưng rất ít người, hoặc không một ai đến dự, thì chắc chắn lý do chính là ở phần nội dung không đáng được quan tâm.

Trước khi bạn bắt đầu triển khai buổi họp báo, hãy thăm dò thái độ của giới phóng viên về phần nội dung chính của sự kiện này. Chẳng hạn như, bạn gọi qua một số báo và đài truyền hình mà chỉ nhận được lời hứa ậm ừ: “Chúng tôi sẽ cố gắng cử phóng viên đến đưa tin...”, thì đó là lúc bạn cần xem lại phần nội dung sự kiện.

2. Địa điểm tổ chức họp báo

Có rất nhiều lựa chọn cho buổi họp báo của công ty bạn. Một điều bạn cần phải nhớ là tiêu chuẩn của một phòng họp báo là phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh... Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty ngày nay. Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng, trang trí lịch sự, không phô trương.

Một số công ty vì muốn “chơi trội”, đã lựa chọn các không gian ngoài trời cho cuộc họp báo. Tuy nhiên, bạn nghĩ sao về cuộc họp báo ngổn ngang: không có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên ảnh và âm thanh thu về chỉ toàn nghe... tiếng gió.

3. Mời khách (phóng viên)

Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn: Chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo. Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí... không bỏ quên lời mời của bạn.

4. Chuẩn bị tư liệu họp báo

Tư liệu họp báo cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch họp báo (nội dung đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật chính và các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bào phát biểu soạn trước của nhân vật chính.

Thi thoảng các tài liệu được phát theo từng phần của buổi họp báo để tráng tình trạng giới phóng viên đến và nhận hết những tài liệu cần có để rồi... về luôn. Đơn giản là họ hoàn toàn có thể tác nghiệp, viết bài với những thông tin trong tài liệu này.

5. Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, bạn cần gặp gỡ trước với những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có thể đấy chính là lãnh đạo của bạn. Lý do là nhà tổ chức buổi họp báo cần phải xem trước những nội dung nào được phát ngôn. Bạn cần góp ý với những bài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề buổi họp. Hướng dẫn các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi.

MC của buổi họp báo phải thoả mãn tiêu chí: Giới thiệu đúng và nói rành mạch để mọi người nghe được. MC không cần và không nên nhắc lại hoặc tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu bởi phần tổng hợp ấy có thể... bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp. MC có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra trước mặt báo giới.

6. Diễn tập

Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới, do đó bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như MC đã làm đúng yêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa, hoặc thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều quá hay không?...

7. Buổi họp báo bắt đầu

Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên. Buổi họp báo phải được bắt đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự. Hãy vận dụng những tình huống bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo.

Bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi một ai đó có thể đề nghị được nêu câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp. Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn, bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn như các phóng viên sẽ lần lượt tác nghiệp theo danh tính và tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi…

Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông những lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo. Sau đó, bạn có thể yên tâm ra về và chờ xem TV buổi tối hoặc các báo ngày hôm sau, để có được những thông tin nóng hổi nhất về chính công ty của bạn.

(Theo BWPortal)

Hiểu và quan hệ với giới truyền thông

Bằng việc hiểu rõ các nhu cầu và tính chất công việc của các nhà báo, các chủ bút, chiến dịch PR của bạn chắc chắn sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn nhờ khả năng thu hút giới truyền thông tốt hơn. Khi tiếp cận giới truyền thông, nhiều chuyên gia PR sử dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau để có được sự quan tâm của họ. Nó trải rộng từ những kiểu trình bày chủ đề bài báo hết sức đặc biệt đến những định dạng gây chú ý hoặc các câu chào hỏi hấp dẫn.

Những kỹ thuật như vậy có thể hiệu quả khá nhiều lần, nhưng chúng không thể hiệu quả mãi mãi. Đơn giản là do: mỗi nhà báo là một con người khác biệt.

Tất cả các nhà báo đều có các nhu cầu, mối quan tâm, mục tiêu cũng như phong cách sống khác nhau. Đó là lý do tại sao thật quan trọng để hiểu quan điểm của các nhà báo. Bạn sẽ phải mất đôi chút công sức, nhưng chắc chắn không lãng phí chút nào.

Đối với các doanh nghiệp bán sản phẩm hay cung cấp dịch vụ nhiều khách hàng khác nhau, việc “đi guốc trong bụng” ai đó có thể rất tự nhiên. Các kỹ năng bán hàng là cần thiết để kết thúc các giao dịch và chúng cũng không khác mấy các kỹ năng cần có để nhà báo quan tâm tới bài PR của bạn.

Điểm mấu chốt là chúng ta cần sử dụng những kỹ năng này theo cách thức hợp lý tại thời điểm thích hợp nhất. Đó là lý do tại sao bạn cần một chiến lược cụ thể để thu hút sự chú ý của các nhà báo và có được sự tin tưởng của họ.

Hiểu rõ quan điểm của các nhà báo

Lá thư xúc tiến (pitch letter), được gửi qua email, là phương tiện chính yếu để truyền tải ý tưởng câu truyện của bạn. Nó cần mang tính chất giới thiệu và có nội dung được diễn đạt theo cách thức gây được sự tò mò đồng thời thúc đẩy hành động. Để làm được thế, trước tiên bạn cần đánh giá đúng những gì là quan trọng đối với họ:

- Độc giả: Đầu tiên, bạn cần nghiên cứu đối tượng mà tờ báo đó hướng tới là ai. Họ viết cho ai xem? Phong cách viết là gì? Hãy hình dung ra một độc giả điển hình của họ. Nhà báo sẽ viết bài để thoả mãn mối quan tâm của các đối tượng này.

Ví dụ, độc giả của tờ báo khu vực thường ưa thích các khía cạnh mang tính địa phương hay “những người bạn láng giềng”, trong khi đọc giả của các tạp chí kinh doanh thường mong muốn những bài viết liên quan tới bán hàng, sức mạnh tài chính và các công cụ kinh doanh khác. Việc hiểu những sắc thái này sẽ cho phép bạn tạo dựng được một chiến lược PR “đánh đúng điểm yếu” của nhà báo.

- Giọng điệu, phong cách và chủ đề trọng tâm: Tiếp theo, bạn hãy nghiên cứu những câu truyện nằm trong danh sách ưu tiên của các nhà báo. Khi đọc các bài viết của họ, hãy chú ý những nội dung nào được các nhà báo chú ý. Họ có nhìn vào khía cạnh con người của câu truyện hay chỉ đơn giản là những sự thật lạnh lẽo? Bạn cũng không thể bỏ qua phong cách, giọng điệu và suy nghĩ của họ. Các chủ đề được miêu tả dưới các câu chữ tích cực? Họ có thường xuyên đứng trên lập trường đối nghịch? Nếu như vậy, bạn có thể muốn suy nghĩ lại hành động tiếp cận của mình.

- Thời điểm: Yếu tố này cũng tác động tới khả năng lĩnh hội của các nhà báo. Nếu bạn tiếp cận một tờ báo hàng ngay, buổi chiều sẽ luôn là thời điểm các nhà báo hết sức bận rộn để chuẩn bị các bài viết cho ngày hôm sau. Những tờ báo tuần thường kết thúc công việc vào thứ năm hay thứ sáu, nhưng tốt hơn cả bạn nên gọi điện để kiểm tra lại. Còn đối với tạp chí hàng tháng, thời điểm phát hành và ngày kết thúc rất khác nhau. Nhiều tờ báo có kế hoạch chuẩn bị trước hàng tháng, vì vậy nếu tin tức của bạn khá nhạy cảm về mặt thời gian, chắc chắn không thích hợp để tiếp cận các tạp chí kiểu này.

- Chủ bút (Biên tập, Tổng biên tập): Một điều cuối cùng cần chú ý đó là các nhà báo luôn phải giải trình trước các chủ bút. Bạn không chỉ tiếp cận các nhà báo mà còn tiếp cận các biên tập viên, đôi khi là Tổng biên tập. Các yếu tố và tầng lớp của quy trình ra quyết định sẽ tác động tới thành công hay thất bại của chiến lược PR.

Xây dựng Thư xúc tiến

Một khi bạn có được những chuẩn bị cơ bản trên, đã đến thời điểm bắt tay vào soạn thảo Thư xúc tiến. Hãy giữ giọng điệu và phong cách được chuyên nghiệp và thân thiện. Hãy bắt đầu với những giới thiệu ngắn gọn, mang tính cá nhân và nhanh chóng đi vào nội dung chính.

Bạn nên đứng trên phương diện và suy nghĩ của nhà báo khi viết. Hãy sử dụng các thông tin từ những bài viết trong quá khứ hay sự kiện ngành như là nền tảng cho bức thư. Miêu tả chủ đề thật ngắn gọn, đưa ra được hầu hết các vấn đề có giá trị từ quan điểm của người đọc sau cùng.

Hơn tất cả, đây cũng là những đối tượng mà các nhà báo hướng tới. Sau đó, quan trọng nhất là miêu tả tại sao chủ đề lại hấp dẫn người đọc của tờ báo. Một lần nữa, bạn cần đứng ở góc độ của nhà báo.

Nếu có thể, bạn nên tham khảo các bài viết mà nhà báo đã từng viết trước đây, miêu tả chúng liên quan như thế nào và tại sao câu truyện của bạn sẽ bổ sung tính hiệu quả trong thu hút người đọc. Điều này cho thấy rằng bạn rất am hiểu công việc của một người làm báo, chứ không chỉ gửi đi những email spam đơn thuần tới họ.

Cuối cùng, bạn đừng quên đưa vào lời kêu gọi hành động. Hãy hỏi các nhà báo về suy nghĩ và mối quan tâm của họ đối với câu truyện, và sau đó đề xuất các bước hành động tiếp theo. Thật quan trọng với việc gửi email vào đúng thời điểm trong ngày khi mà các nhà báo dễ dàng lĩnh hội tin tức của bạn nhất.

Điện thoại hỏi thăm

Những nỗ lực của bạn đến đây là chưa đủ, bạn sẽ không nhận được phản hồi ngay lập tức từ nhà báo. Thời điểm bạn gọi điện thoại hỏi nên tuỳ thuộc vào kế hoạch thời gian xuất bản tờ báo hay vào loại hình thông tin bạn có. Nếu tin tức của bạn khá nhạy cảm về mặt thời gian, bạn cần gọi điện ngay trong ngày. Còn bằng không, cuộc điện thoại bạn có thể để sang hôm sau cũng không kém phần hiệu quả.

Bạn sẽ cần chuẩn bị trước những gì sẽ nói. Hãy đọc lại lá thư gửi cho nhà báo và gạch chân những điểm then chốt bạn muốn truyền tải. Tránh bắt đầu với: “Anh/Chị có nhận được email của tôi?”. Hãy cố gắng đưa ra các thông tin mới hay một cuộc phỏng vấn với chủ đề trong câu chuyện PR.

Nếu nhà báo phía bên kia đầu dây tỏ vẻ cáu kỉnh hay bực tức, bạn đừng bỏ cuộc. Luôn hiệu quả với sự nhẹ nhàng hỏi xem lúc này có là thời điểm thích hợp. Các nhà báo luôn bận rộn và họ nhận được cả núi các thông tin mỗi ngày. Trên thực tế, bạn có thể bạn gọi điện lại một vài lần chỉ để liên hệ với họ.

Khi mà cuộc điện thoại đã bắt đầu tốt đẹp, hãy lắng nghe các nhà báo nói, thay vì thao thao bất tuyệt với kế hoạch của bạn. Bạn cần luôn giữ vững các điểm chính nhưng cũng không thể không linh động. Đôi lúc một nhà báo có thể tìm kiếm điều gì đó không hoàn toàn xuất hiện trong câu truyện của bạn, nhưng bạn có thể giúp đỡ họ theo một cách nào đó.

Điều cuối cùng là bạn cần nắm vững rằng công việc của bạn sẽ có hai chủ đích: một là thu hút sự quan tâm đối với câu truyện PR của bạn và hai là xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhà báo. Đôi lúc bạn có được một mà bỏ qua yếu tố còn lại.

(Theo BWPortal)

Công cụ PR mới

Thế giới web đã và đang làm thay đổi các quy tắc cơ bản của hoạt động PR (quan hệ công chúng) truyền thống. Và vấn đề nằm ở chỗ hầu hết các chuyên gia PR hiện nay đều không nhận thức được điều này. Những quy tắc giao tiếp và liên hệ với công chúng đã thay đổi từng bước một trong 10 năm qua, kể từ khi có thể sử dụng các trang web như một công cụ PR để truyền tải các thông cáo báo chí, thông tin về sản phẩm mới...

Trong khi đó, những nhân viên PR vốn quen với các quy tắc cũ lại thích ứng chậm chạp trước sự thay đổi đó. Những quy tắc giao tiếp và liên hệ với công chúng đã thay đổi từng bước một trong 10 năm qua, kể từ khi có thể sử dụng các trang web như một công cụ PR để truyền tải các thông cáo báo chí, thông tin về sản phẩm mới... . Trong khi đó, những nhân viên PR vốn quen với các quy tắc cũ lại thích ứng chậm chạp trước sự thay đổi đó.

Đã đến lúc bạn cần phải quan tâm tới những quy tắc PR của kỷ nguyên mới. Để làm được điều này, trước hết, bạn hãy thay đổi nhận thức của mình về PR.

Những quy tắc PR truyền thống

Trước khi các trang web ra đời, bạn thực hiện PR thông qua một con đường duy nhất là các phương tiện truyền thông đại chúng. Dưới đây là các quy tắc PR truyền thống:

- Độc giả đầu tiên của các bản thông cáo báo chí là những chủ bút hoặc phóng viên tờ báo.

- Bạn phải có những thông tin quan trọng trước khi tiếp cận giới báo chí để gửi đi các công cụ PR.

- Các công cụ PR như bài viết, thông cáo báo chí,... phải bao gồm những trích dẫn từ các bên thứ ba, chẳng hạn như khách hàng, nhà phân tích hoặc các chuyên gia.

- Cách duy nhất để mọi người biết được về công ty bạn thông qua PR đó là liệu giới truyền thông có chấp nhận đăng tải các thông tin, bài viết về bạn hay không.

- Cách thức duy nhất để đánh giá tính hiệu quả của các công cụ PR là thông qua các hồ sơ lưu trữ, thu thập những bài viết mỗi khi giới truyền thông “đoái hoài” đến thông tin công ty bạn.

Hiện nay, các quy tắc đã thay đổi, và tác nhân của hiện tượng này chính là thế giới web, vì vậy, để thích ứng bạn cũng phải thay đổi hoạt động PR của công ty để duy trì tính hiệu quả và lan tỏa.

Tại sao bạn cần quan tâm tới những quy tắc mới

Ngày nay, những chuyên gia PR sành sỏi sử dụng các bản thông cáo báo chí để tiếp cận trực tiếp và nhanh chóng tới các khách hàng khác nhau. Đa phần các chuyên gia tiếp thị và PR hiểu rằng tác động của PR thực hiện qua internet là tức thời. Tuy nhiên, còn rất ít doanh nghiệp nhận thức được rằng cần phải thay đổi một cách cơ bản chiến lược PR nếu muốn tối đa hoá tính hiệu quả của công cụ này như một kênh giao tiếp trực tiếp tới khách hàng.

Báo chí, truyền hình không còn là những phương tiện trung gian duy nhất nữa. Thế giới web đã thay đổi các quy tắc. Người mua tiếp cận trực tiếp thông tin về công ty bạn.

Điều này không có nghĩa các mối quan hệ truyền thông không còn quan trọng nữa. Giới báo chí và các thông cáo thương mại qua các phương tiện truyền thông trở thành một phần của chiến lược quan hệ công chúng tổng thể. Đối với một số công ty, hoạt động PR truyền thống vẫn đóng vai trò khá quan trọng.

Nhưng những độc giả đầu tiên của bạn không còn là các nhà báo, chủ bút nữa. Độc giả của bạn là hàng triệu người có kết nối internet và biết cách sử dụng các công cụ tìm kiếm trực tuyến.

Những quy tắc PR mới

- Không cần chờ khi diễn ra các sự kiện quan trọng mới gửi đi các thông cáo báo chí. Hãy tìm kiếm bất cứ lý do hợp lý nào để gửi chúng vào mọi thời điểm.

- Thay vì nhắm tới một số các nhà báo, hãy xây dựng những chiến lược PR hướng trực tiếp tới người mua.

- Viết những bản thông cáo báo chí với nhiều từ khoá tìm kiếm trực tuyến.

- Xây dựng những đường link dẫn tới trang web của bạn trong các công cụ PR gửi tới các khách hàng tiềm năng.

- Tối ưu hoá các bản thông cáo báo chí, bài viết PR,... sao cho phù hợp nhất với hoạt động tìm kiếm trực tuyến và duyệt web.

- Hướng mọi người tới quy trình bán hàng của công ty thông qua những chiến dịch PR.

Một ví dụ minh họa về những nguyên tắc mới trong hoạt động PR

David Meerman Scott - nhà tư vấn PR, tác giả của nhiều cuốn sách nổi tiếng như Cashing In With Content: How Innovative Marketers Use Digital Information to Turn Browsers Into Buyers (Các nhà tiếp thị sáng tạo sử dụng các thông tin số hoá để chuyển người ghé thăm trang web thành khách hàng như thế nào), The New Rules of Marketing and PR (Những quy tắc mới của tiếp thị và PR - chuẩn bị xuất bản trong năm 2007),... thường xuyên phải diễn thuyết tại nhiều cuộc hội thảo chuyên đề về PR. Vào mùa thu năm 2005, khi David đang chuẩn bị một bài diễn thuyết với chủ đề: “Rút ngắn quy trình bán hàng: các chương trình tiếp thị đem lại nhiều lợi nhuận nhanh chóng”. Để đảm bảo tính xác thực, David quyết định tìm kiếm trên Google để có thêm thông tin.

David gõ cụm từ “accelerate sales cycle” (đẩy nhanh quy trình mua sắm) để xem liệu có điều gì hấp dẫn mà ông có thể sử dụng trong bài diễn thuyết của mình. Đường link xếp đầu tiên trong danh mục kết quả tìm kiếm của Google đó là trang WebEx, một công ty chuyên cung cấp các dịch vụ cộng tác trực tuyến. Điều thú vị nhất là đường link này hướng trực tiếp tới bản thông cáo báo chí trên trang web của WebEx.

Sau đó, David vào dịch vụ Google News và kiểm tra lại với cùng cụm từ - “accelerate sales cycle” - kết quả là một lần nữa WebEx đứng vị trí số một trong bản danh sách kết quả tìm kiếm, đường link tới thẳng bản thông cáo báo chí của WebEx gần nhất vào ngày 28/09/2006 với tiêu đề: “Nhiều công ty hàng đầu trên thị trường đã tối ưu hoá các quy trình tiếp thị và bán hàng với dịch vụ của WebEx Application Suite”. Bản thông cáo báo chí của WebEx được gửi qua dịch vụ PRNewswire và trong đó có đường link trực tiếp tới trang web của WebEx để khách hàng có thể vào đọc thêm những thông tin bổ sung.

Hơn thế nữa, WebEx còn cung cấp các đường link trong một vài bản thông cáo báo chí dẫn trực tiếp tới các lời mời hấp dẫn sử dụng dịch vụ miễn phí của công ty.

WebEx chính là một ví dụ tuyệt vời về việc một công ty đã tối ưu hoá các hoạt động PR trong kỷ nguyên internet và qua đó cho thấy những quy tắc PR truyền thống đã thay đổi như thế nào.

Trực tiếp tiếp cận người mua

Theo các quy tắc truyền thống, cách thức duy nhất để tiến hành các hoạt động PR là thông qua giới báo chí truyền thông.

Chúng ta đã tiến một chặng đường dài. Các trang web đã biến tất cả các loại hình công ty, tổ chức phi lợi nhuận, và thậm chí cả các ban nhạc rock hay các nhà vận động chính trị thành những nhà xuất bản tức thời. Các công ty - những nhà xuất bản mới - tự viết các bản thông cáo báo chí, các bài viết PR,... và gửi chúng trực tiếp tới màn hình máy tính của khách hàng.

Cho đến gần đây, ít ai có ‎ý nghĩ rằng các công ty giống như những nhà xuất bản, các tờ báo hoặc tạp chí. Nhưng thực tế đã làm cho nhận thức của con người đang thay đổi. Bán xuất bản (self-publishing) - theo kiểu trang web - đã trở thành xu hướng chỉ đạo và các tổ chức lớn hay nhỏ đều đang thực hiện hoạt động xuất bản... thông qua PR trực tuyến.

Để tận dụng được hiệu quả tối đa từ phương thức PR trực tuyến, bạn hãy viết các bản thông cáo báo chí, các bài viết PR về bất cứ thứ gì mà công ty của bạn đang thực hiện:

- CEO nói chuyện tại một cuộc hội thảo.

- Giành được một phần thưởng.

- Có giải pháp mới cho vấn đề cũ.

- Bổ sung đặc tính sản phẩm.

- Có được một khách hàng mới.

- Xuất bản cuốn sách trắng.

....

Suy nghĩ như một nhà xuất bản

Để thực thi một chiến dịch PR thành công, bạn hãy suy nghĩ như một nhà xuất bản. Các chuyên gia tiếp thị của doanh nghiệp đều nhận ra rằng họ hiện là những nhà cung cấp thông tin và họ quản lý nội dung thông tin như một tài sản giá trị không khác gì các nhà xuất bản.

Một trong những hoạt động quan trọng nhất của các nhà xuất bản là bắt đầu từ nội dung và sau đó tập trung vào việc thiết kế và xây dựng kế hoạch truyền bá những nội dung đó. Các nhà xuất bản xác định đối tượng độc giả mục tiêu, đồng thời xây dựng những nội dung thích hợp để đáp ứng nhu cầu của họ.

Giống như một nhà xuất bản, bạn hãy tự hỏi mình những câu hỏi kiểu như: ai là độc giả của mình? Cách tiếp cận họ như thế nào? Đâu là những vấn đề mình có thể giúp họ giải quyết? Làm thế nào để độc giả sẵn lòng đọc thông tin của mình? Nội dung nào sẽ lôi cuốn đến mức buộc họ phải bỏ tiền túi ra mua những gì mình chào mời?

Sau cùng, bạn đừng đợi giới truyền thông giúp đỡ bạn. Nếu bạn viết và gửi đi những bản thông cáo báo chí, các bài viết PR,... qua các trang web, tức là bạn đã tiếp cập trực tiếp với đông đảo khách hàng. Không còn nghi ngờ gì nữa, trong nền kinh tế internet, những quy tắc PR truyền thống sẽ dần phai nhạt và thay vào đó là những quy tắc khác thích hợp hơn với thời đại mới.

(Theo BWPortal)

Khi DN thiếu người chuyên trách báo chí!

Không ít lần một nhà báo như tôi được các doanh nghiệp quen biết nhờ “tư vấn” về cách tổ chức họp báo hoặc mời báo chí tham dự một hoạt động, một sự kiện nào đó của mình. Hầu hết đó là các doanh nghiệp nhỏ và vừa-vốn không quen và không có kinh phí để thuê hẳn một công ty dịch vụ làm giúp. Biết là khó từ chối nên tôi đã thử ghi lại một số nhận xét, kinh nghiệm từ góc độ của một người làm báo…

Từ chi tiết nhỏ

Lần nọ, dự một cuộc giới thiệu sản phẩm, tôi hơi ái ngại khi thấy đã quá giờ họp mà vẫn vắng người. Hỏi cô phụ trách tổ chức mới hay là có một số khách mời và cả phóng viên bận giao ban đầu tuần, có thể đến trễ. Thì ra vậy. Nghĩ lại, chính mình cũng đang tính chuyện tranh thủ họp nhanh để còn quay về hội ý bài vở cho kịp số báo tới. Sáng thứ Hai, quả là thời điểm bận rộn, khẩn trương-không chỉ với báo chí; có lẽ hầu hết cơ quan, doanh nghiệp khác cũng vậy. Cho nên nếu có gì cần lưu ý trước tiên cho nhà tổ chức một cuộc họp báo hay sự kiện công ty là… nên xem lịch thật kỹ: trừ trường hợp bất khả kháng, nên tránh chọn buổi sáng thứ Hai. Và nếu phải tổ chức vào ngày đầu tuần thì nên lui lại vào buổi chiều.

Địa điểm cũng vậy. Nhà báo dự họp không chỉ ngồi nghe và ghi chép. Anh ta còn phải đi lại, quan sát, hỏi han người cần hỏi và quay phim, chụp ảnh. Bố trí một địa điểm chật chội, vị trí gò bó thì quả là gay cho anh ta khi tác nghiệp. Lần khác, tôi được mời tham dự một cuộc giới thiệu sản phẩm mới. Phòng họp chỉ rộng khoảng 25 mét vuông mà chứa hơn ba chục người, cả phóng viên lẫn khách mời. Đã thế lại còn chừa một hành lang hẹp để bày các món buffet, thành ra chỗ trưng bày sản phẩm nằm sát trong góc hẹp. Cực cho phóng viên là ghế ngồi kê sít, ngồi đâu là “chết” đấy. Tất nhiên, nhà báo vẫn phải xoay trở tác nghiệp, có điều nhiều người không thể có được ảnh đẹp, không tiếp cận được với lãnh đạo doanh nghiệp để trao đổi thêm.

Nhưng có lẽ điều quan trọng nhất vẫn là nội dung sự kiện mà doanh nghiệp muốn thông tin đến báo chí, qua đó quảng bá với công chúng. Sự kiện có thể đang hoặc sẽ diễn ra với sự chứng kiến của phóng viên. Anh ta theo dõi, nắm bắt các diễn biến bằng con mắt nghề nghiệp, bằng khả năng quan sát và ghi nhớ chi tiết được huy động tối đa, cùng với sự hỗ trợ của máy ảnh, máy ghi âm... Tuy nhiên, không phải lúc nào mọi việc cũng được thu nạp chính xác, đầy đủ. Con mắt có thể bỏ sót chi tiết nào đó, trí nhớ có thể “đánh lừa” anh ta và phương tiện máy móc đôi khi trở nên lích kích, “rườm rà”. Cho nên tốt nhất là cần có văn bản, có hồ sơ tài liệu trong tay để bổ sung hoặc xem lại khi cần.

Chuẩn bị hồ sơ

Thông thường, các doanh nghiệp làm ăn bài bản thường chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan đến sự kiện và gửi cho báo chí. Hồ sơ đó bao gồm bản thông cáo báo chí, các bài phát biểu chính và các hình ảnh về sự kiện. Có thể xem thông cáo báo chí là tài liệu căn bản về sự kiện, trong đó nêu ngắn gọn nhưng đầy đủ các thông tin cần biết như: mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung, cách thức tiến hành, thành phần và số lượng người tham dự (nếu là hội thảo, sự kiện) hoặc các tính chất, nét mới, công dụng, giá cả, số lượng sản xuất, khả năng tiêu thụ… (nếu là sản phẩm mới). Các bài phát biểu của quan chức, lãnh đạo doanh nghiệp thường nhấn mạnh đến ý nghĩa, nét nổi bật, hoặc giá trị của sự kiện, sản phẩm. Đó là sự đánh giá từ góc nhìn của người phát biểu. Cũng cần lưu ý một điều: doanh nghiệp do quá ưu ái sản phẩm hoặc hoạt động của mình (cũng dễ hiểu thôi) cho nên thường nói cường điệu hoặc phóng đại đôi chút về chúng trong các thông cáo báo chí. Nhưng nhà báo thì phải khách quan, xác thực, do vậy nhiều khi phải lược bỏ những chỗ nói quá trong thông cáo báo chí hoặc viết lại theo văn phong sáng sủa, giản dị. Thực ra, cái mà nhà báo rất cần-đặc biệt là với báo kinh tế, khoa học kỹ thuật-chính là chi tiết, số liệu xác thực. Hẳn nhiên không cần đến mức quá chi li, quá chuyên sâu.

Nói chung, chuẩn bị hồ sơ cho một sự kiện không phải là một việc quá phức tạp, tốn kém. Thế nhưng nhiều nhà tổ chức vẫn cứ bỏ qua hoặc thực hiện một cách sơ sài. Tôi đã dự nhiều sự kiện, nhiều cuộc hội thảo lớn, tổ chức hoành tráng, nhưng giở tập hồ sơ tài liệu được phát thì hỡi ôi, chỉ toàn brochure quảng cáo hoặc mấy tờ giới thiệu chương trình in rất đẹp. Khi cần bài phát biểu chính thì không biết tìm đâu, cả nhóm phóng viên chạy nhốn nháo xin lại bài phát biểu và nhờ người đi photocopy! Khi nào thì có thể gửi hồ sơ tài liệu này cho phóng viên? Lâu nay nhà tổ chức chỉ đưa cho phóng viên ngay trước khi vào cuộc (lại cái bệnh lụp chụp!). Vậy là vừa tham dự vừa lướt xem tài liệu, chỗ nắm được chỗ lờ mờ. Giả thử phóng viên được xem trước tài liệu thì sẽ thuận lợi hơn biết bao. Anh ta sẽ biết nên dành thời giờ tập trung theo dõi vấn đề gì và nên tiếp xúc với ai để làm phong phú thông tin. Nói cách khác, hồ sơ tài liệu sẽ giúp phóng viên tránh sai sót (từ đó ảnh hưởng đến thông tin về doanh nghiệp) và tiết kiệm thời gian.

Có hay không người chuyên trách báo chí?

Cũng để tiết kiệm thời gian, nhà tổ chức nên gói gọn nội dung một cuộc họp báo bình thường hay phần thông tin của một sự kiện khoảng trên dưới một giờ. Nói dông dài làm gì khi mọi điều chính yếu đã có sẵn trong hồ sơ tài liệu. Thử hình dung người bình thường đã phải ngán ngẩm như thế nào đối với chuyện hội họp kéo rê, “nói dài, nói dai” thì đối với nhà báo-những người phải thường xuyên có mặt ở vô số cuộc hội họp và sự kiện lớn, nhỏ (về mặt này có lẽ không kém giới ngoại giao)- nó còn ê ẩm đến đâu!

Đến đây chắc có người sẽ đặt câu hỏi: liệu có cần một bộ phận riêng để làm việc với báo chí trong việc thông tin, quảng bá hoạt động doanh nghiệp? Câu trả lời tùy thuộc vào quy mô và chiến lược quảng bá, tiếp thị của doanh nghiệp. Các công ty lớn thường có những nhân viên (thuộc bộ phận quan hệ đối ngoại hoặc tiếp thị) chuyên trách về báo chí. Họ giữ liên lạc chặt chẽ và cung cấp các thông tin về hoạt động của đơn vị mình. Vai trò này càng quan trọng khi đơn vị tổ chức các sự kiện lớn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, nếu không có nhân viên chuyên trách thì ít ra cũng phân công người làm việc với báo chí trong những thời điểm cần thiết. Nói chung, dù ít hay nhiều, chuyên hay không chuyên, doanh nghiệp cũng cần có một đầu mối liên lạc và chuyển thông tin cho nhà báo qua nhiều hình thức như điện thoại, e-mail hoặc tài liệu gửi theo đường bưu điện…

Cách đây không lâu, có một vị giám đốc than phiền với tôi rằng công ty của ông thường thông tin chi tiết các hoạt động sản xuất kinh doanh đến các báo, thế nhưng rất ít báo đưa tin, viết bài. Hỏi ra mới biết những hoạt động đó quá bình thường, chẳng có gì mới lạ, phạm vi thu hút sự quan tâm của công chúng cũng rất hạn hẹp-nói chung là có quá ít yếu tố để trở thành tin trên báo. Trong đời sống kinh doanh sôi động, muôn màu muôn vẻ như hiện nay, nếu sự kiện hay hoạt động mà một công ty đưa ra không có gì mới lạ, không gây ấn tượng mạnh (và tốt đẹp), không đáp ứng được sự trông đợi của người tiêu dùng thì chắc chắn nó sẽ bị chìm lỉm trong cái biển sự kiện và thông tin. Cho nên nhiều lúc doanh nghiệp cũng nên “thông cảm” cho nhà báo.

Thư Hoài - TBKTSG

Cẩm nang truyền thông (P. V)

DIỄN VĂN VÀ THUYẾT TRÌNH

“Thường thì chúng ta phải mất đến hơn ba tuần để chuẩn bị một bài diễn văn ứng khẩu thật hay”.
(MARK TWAIN)

Công việc chuẩn bị cho một bài diễn văn hay thuyết trình được chia ra làm 10 bước.

1. Xác định mục đích của bài phát biểu hoặc bài thuyết trình.

Bạn muốn thuyết phục người nghe làm một việc gì, hay bạn muốn giảng cho họ về một vấn đề? Bạn có muốn họ phải làm một việc gì cụ thể hay không? Bạn muốn khích lệ họ hay thuyết phục họ tin vào một điều nào đó?

2. Xác định người nghe là ai.

Họ đã biết gì về đề tài bạn nói hay chưa? Họ có quan tâm đến đề tài của bạn không? Họ có thành ý với đề tài của bạn không?

3. Bạn phải cảm thấy tự tin và thoải mái đối với đề tài mà bạn sắp trình bày.

4. Xác định xem bạn muốn người nghe biết đến, ghi nhớ hay học tập.

Viết khoảng 25 từ hoặc ít hơn về mục đích bài nói của bạn. Bà Zita C. Montes de Oca - tổ chức Fundacion Mujeres en Igualdad - người Achentina đã phát biểu rất hay như sau:

Điểm mấu chốt là ở chỗ phụ nữ nên nhớ rằng đối thoại (đàm phán) cũng là một công cụ quan trọng để giành quyền lực. Tuy nhiên, khi chuẩn bị phát biểu hay viết ra ý kiến của mình, chúng ta không phải lúc nào cũng có đủ thì giờ để lựa chọn một văn phong phù hợp với mục tiêu của chúng ta. Một việc cũng không kém phần quan trọng so với việc viết bài diễn văn là chiến lược chúng ta dùng để chuyển tải tư tưởng của chúng ta tới công chúng thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng hay xuất hiện trước công chúng.

5. Liệt kê ba điểm chính bạn muốn đề cập trong bài diễn văn. Minh họa cho mỗi điểm đó bằng ít nhất một ví dụ - một câu chuyện hoặc một giai thoại - sẽ tạo ra ấn tượng trong tâm trí người nghe.

6. Phác thảo nội dung của bài thuyết trình, sử dụng lời trích dẫn, số liệu thống kê, ví dụ và các thông tin thú vị khác.

7. Viết phần mở đầu hoặc “nhập đề” cho bài diễn văn.

8. Viết phần kết luận của diễn văn. Bạn nên cố gắng tạo ra một kết thúc có ấn tượng. Đoạn kết của bạn sẽ gây xúc động nếu bạn kêu gọi hành động, đưa ra dự đoán về tương lai, đưa ra tuyên bố, nhắc lại ý ở phần đầu bài nói, tóm lại mục tiêu chính của bạn.

9. Biết khi nào đến lượt mình phát biểu. Bạn có phải là diễn giả duy nhất hay không? Thứ tự phát biểu của các diễn giả như thế nào? Bạn là người đầu tiên hay cuối cùng phát biểu trong trường hợp có nhiều diễn giả? Sẽ có nhóm các diễn giả hay không?

10. Bạn phải để ý đến khoảng thời gian dành cho phần hỏi đáp. Bạn được dành bao nhiêu thời gian cho phần hỏi đáp?

Bạn cũng nên ghi nhớ một vài điểm nữa khi chuẩn bị phát biểu trước công chúng:

• Giới thiệu bạn với công chúng. Việc nhà tổ chức giới thiệu bạn với công chúng là hết sức quan trọng. Bạn phải tự viết phần giới thiệu bản thân và gửi đi trước khi phát biểu, nhưng hãy giữ lại một bản cho bạn. Hãy quyết định xem bạn muốn được giới thiệu như thế nào và bạn muốn cho công chúng biết gì về bạn. Phần giới thiệu phải ngắn gọn, chân thành và thể hiện cá tính.
• Kiểm tra lại phòng và trang thiết bị. Phải biết chắc là các thiết bị nghe-nhìn bạn cần đã sẵn sàng và đang trong tình trạng làm việc tốt. Nếu cần thì mang thiết bị của bạn đi. Cố gắng đến địa điểm bạn phát biểu từ trước đó. Nếu không bạn phải đến sớm đủ để chắc chắn là bạn hài lòng với nơi phát biểu. Khi bạn nhận lời mời đến phát biểu thì bạn phải đưa ra luôn yêu cầu về trang thiết bị (micrô, máy chiếu, bục đứng, v.v). (Bạn có thể mang theo máy ghi âm để ghi lại bài phát biểu của mình). Phải chuẩn bị sẵn tình huống thiết bị gặp trục trặc – và dù thế nào đi nữa bạn cũng phải có bài phát biểu tuyệt vời.
• Chuẩn bị bài diễn văn. Như bà Aydan Kodaloglu, Tổng giám đốc Hội Mỹ-Thổ ở Ankara, đã nói rằng bà luôn cẩn thận chào thính giả đúng cách, nhận ra nhân vật quan trọng, có địa vị ngay từ khi bắt đầu bài diễn văn. Ngoài ra, bà luôn cố gắng phát biểu rõ ràng, dùng câu đơn giản để bài phát biểu thật NGẮN GỌN.

Bạn chỉ nên đưa ra không quá ba ý chính trong bài diễn văn. Trung bình một bài diễn văn dài khoảng 20 phút. Câu của bạn phải ngắn gọn. Câu càng ngắn gọn đơn giản càng tốt. Nói chung, bài diễn văn của bạn dài khoảng từ 7-10 trang đánh máy. Nguyên tắc chung là 12 dòng đánh máy tương đương một phút phát biểu. Trình bày một trang đánh máy cách dòng đôi sẽ mất hai phút ; năm trang sẽ mất khoảng 10 phút. Tuy nhiên là có sự khác biệt giữa các loại ngôn ngữ.

• Xác định rõ bạn sẽ nói trong bao lâu. Cho dù có bao nhiêu thời gian đi chăng nữa thì bạn cũng chỉ nên dùng những câu đơn giản và nói ngắn gọn. Nhà văn hài hước người Mỹ Mark Twain đã rất chí lý khi nói rằng: Bằng lao động vất vả và lương thiện, tôi đã vứt bỏ hết những từ ngữ dài dòng ra khỏi kho từ vựng của mình. Tôi không bao giờ viết từ “metropolis” để kiếm bảy xu trong khi tôi cũng kiếm được ngần ấy tiền khi dùng từ “city”.
• Hết sức hạn chế sử dụng con số hay số liệu thống kê. Dùng từ ngữ để minh họa cho con số bất cứ khi nào có thể. Nếu có số liệu thống kê quan trọng thì hãy phát cho mọi người khi bài phát biểu kết thúc.
• Luyện trình bày toàn bộ bài diễn văn nhiều lần trước khi phát biểu thật. Bạn phải hoàn toàn nắm chắc bài phát biểu nhưng đừng học thuộc lòng. Hãy luyện tập với một người có thể cho bạn những lời khuyên bổ ích. Bạn cũng cần tập trước gương và bấm thời gian.
• Gạch chân những phần của bài nói mà bạn muốn nhấn mạnh. Đánh dấu những chỗ bạn tạm nghỉ. Đảm bảo phải trình bày lưu loát, không nên “ậm ừ” quá nhiều trong khi phát biểu.
• Không nên đọc bài diễn văn. Nếu bạn đọc, thì bài phát biểu của bạn rất dễ trở nên buồn tẻ. Bạn phải tự nhiên, say mê và hào hứng với bài diễn văn của mình. Hãy làm như bạn đang nói chuyện với thính giả, chứ không phải nói át họ. Hãy viết dàn ý bằng các từ hay cụm từ khóa trên phiếu làm mục lục, sau đó tập phát biểu. Bạn sẽ thấy yên tâm với các thông tin mà không cần đọc. Hãy nhìn vào thính giả 90% thời gian của buổi diễn thuyết, Nhìn vào thính giả trong những phút đầu tiên và cuối cùng của buổi diễn thuyết sẽ khiến họ chú ý đến bài phát biểu hơn và bạn cũng có thể nhấn mạnh được những điểm quan trọng của bài nói.
• Hãy biến sự bối rối của bạn thành lợi thế. Bối rối là chuyện thường xảy ra. Cố gắng chuyển sự bối rối đó sang niềm say mê và hào hứng. Ngay trước khi diễn thuyết bạn có thể tập thở sâu để lấy lại bình tĩnh. Tập trung vào những đoạn chính của bài nói. Bạn không cần thiết phải nắm chặt tay, hãy làm cử chỉ thoải mái như khi bạn nói chuyện bình thường.

Dưới đây là hướng dẫn cho phần hỏi đáp.

• Nhận câu hỏi từ tất cả thính giả chứ không chỉ từ một nhóm thính giả.
• Lắng nghe câu hỏi một cách cẩn thận và không biểu hiện thái độ phản ứng với câu hỏi.
• Trả lời các câu hỏi một cách công bằng.
• Nhắc lại tất cả các câu hỏi tích cực để mọi người đều nghe thấy câu hỏi đó. Nếu người hỏi đưa ra một câu hỏi không tích cực thì hãy diễn đạt lại câu hỏi đó theo hướng càng tích cực càng tốt.
• Nhìn về phía tất cả thính giả khi trả lời chứ không nhìn riêng vào người đặt câu hỏi
• Đừng để bị lôi kéo vào tình huống “một người hỏi-một người trả lời” hoặc cho phép một người hỏi mãi.
• Trả lời câu hỏi càng đơn giản và thẳng vào vấn đề càng tốt.
• Nếu bạn không trả lời được hãy nói là “Tôi không biết” và hoặc là hứa sẽ trả lời họ sau hay mời họ liên hệ lại với bạn.
• Đừng hỏi lại họ xem bạn đã trả lời đúng câu hỏi của họ chưa. Khi bạn cảm thấy là mình đã trả lời xong thì hãy mời câu hỏi kế tiếp.
• Không nên nói rằng “đây là câu hỏi cuối cùng”. Bạn sẽ kiểm soát được thính giả bằng cách tự mình quyết định đâu là câu hỏi cuối cùng. Luôn dành cho mình một phút tóm tắt lại những điều bạn đã nói. Khi kết thúc bài nói bạn cần nhấn mạnh vào những thông điệp tích cực mà bạn muốn thính giả cần ghi nhớ khi rời phòng họp báo.
• Phát tài liệu vào cuối buổi diễn thuyết chứ không phải vào lúc mới bắt đầu.
• Cần phải nhớ luôn tươi tỉnh. Nếu bạn tươi cười và tỏ ra thân thiện, nhiệt tình và sôi nổi thì thính giả cũng sẽ như vậy. Nếu bạn tỏ ra khó chịu và buồn tẻ thì thính giả cũng sẽ không hơn gì.

PHƯƠNG TIỆN HỖ TRỢ NGHE-NHÌN

Phương tiện hỗ trợ nghe-nhìn sẽ rất hữu ích khi bạn diễn thuyết. Con người nhớ được khoảng 40% những gì họ vừa nhìn vừa nghe thấy. Tập rượt với những công cụ hỗ trợ nghe-nhìn này trước khi diễn thuyết. Nếu bạn định dùng máy chiếu hãy kiểm tra nguồn điện. Kiểm tra xem ổ cắm và thiết bị của bạn có tương thích không.

Nếu bạn dùng đèn chiếu (slides) bạn phải dùng chúng khi đèn sáng. Phải làm thử việc này trước nếu bạn không muốn tắt đèn chiếu đi trừ phi bạn bắt buộc phải làm như vậy. Nếu bạn sử dụng video thì một lần nữa bạn lại phải kiểm tra xem các thiết bị có tương thích hay không. Việc sử dụng video không nên kéo dài quá năm phút.

Muốn sử dụng máy chiếu có hiệu quả thì cần phải luyện tập. Bạn không thể mất thì giờ vào việc đặt tờ chiếu cho thẳng hàng. Nếu bạn đang sử dụng máy chiếu bạn hãy đặt một chiếc thước kẻ lên trên máy chiếu và tập đặt tờ chiếu cho thẳng hàng nhiều lần trước khi bạn diễn thuyết thật.

Không nên dùng bảng viết phấn. Việc dùng phấn sẽ rất bẩn và khó đọc được từ xa. Bạn cũng không muốn quay lưng lại phía thính giả, điều mà chắc chắn bạn sẽ phải làm khi dùng bảng viết phấn.

Nếu bạn dùng biểu đồ nhiều trang một lần nữa bạn lại phải luyện tập nhiều lần trước khi diễn thuyết để nhớ được thứ tự của các trang. Khi lật trang bạn nhớ phải quay mặt về phía thính giả và khi đang lật thì không được nói.

BẢN LIỆT KÊ CÁC MỤC CẦN KIỂM TRA KHI DIỄN THUYẾT TRƯỚC CÔNG CHÚNG

Dưới đây là bản liệt kê các mục cần kiểm tra, hoặc đề cương để hình thành và trình bày một bài phát biểu trước công chúng. Bạn nên dùng mẫu này để đánh giá các bài nói sau mỗi bài phát biểu.

Chủ đề

Nội dung bài nói có...

• Hoàn toàn phù hợp với thính giả hay không?
• Thích hợp với hoàn cảnh hay không?

Nội dung

Nội dung bài nói có đưa ra...

• Ý kiến nào hay không?
• Thông tin thực tế nào không?

Nội dung của bài nói:

• Có phù hợp với mục đích của bài nói hay không?
• Có thích hợp với trình độ và sự quan tâm của thính giả hay không?
• Có đầy đủ so với kiến thức về chủ đề đó không?

Cấu trúc

Bài nói đã có...

• Phần giới thiệu nhập đề hay chưa?
• Câu chuyển ý uyển chuyển và rõ ràng không?
• Kết luận hay và ấn tượng không?

Cách diễn thuyết

Diễn giả có...

• Phát âm rõ không?
• Dùng các cụm từ rõ nghĩa không?
• Dùng đúng ngữ pháp không?
• Tạo ra cử chỉ tự nhiên nhưng không làm phân tán tư tưởng thính giả không?
• Giữ đúng tốc độ nói hay không?
• Đọc rõ các âm không?
• Tỏ ra nhiệt tình không?
• Nhìn về phía thính giả không?
• Tư thế đứng nói đúng không?
• Tỏ ra điềm đạm và tự tin không?
• Có thói quen nào làm phân tán tư tưởng thính giả không?
• Biết sử dụng ngữ điệu không (không nói với giọng đều đều)?

--------------------------------------

CÁC BƯỚC KẾ TIẾP

Bài báo, bài bình luận, bài gửi biên tập viên hay bài xã luận của bạn đã được đăng! Bạn đã trả lời phỏng vấn, phát biểu hay đã diễn thuyết. Bạn quen biết với ít nhất một phóng viên. Sự quan tâm của báo chí và truyền thông đã trở thành một phần quan trọng trong chiến lược truyền thông của bạn. Bây giờ bạn sẽ làm gì?

Tổng kết lại chiến dịch của bạn xem bạn cần cố gắng hơn ở khâu nào. Đây là thời điểm lý tưởng để bạn gặp gỡ những người bạn tin cậy và có một phiên họp động não. Hãy tận dụng cơ hội này để đặt câu hỏi và đưa ra những ý tưởng cho các bước tiếp theo.

Nếu một tổ chức có thể đưa ra một biện pháp độc đáo để bày tỏ vấn đề của mình thì có thể tổ chức đó sẽ được công chúng và các phương tiện truyền thông quan tâm hơn. Hãy thử nghiên cứu những ví dụ sau của hai tổ chức ở New Zealand có tên là “Hội phụ nữ chống tranh ảnh khiêu dâm” và “12 tuần”:

• Hội phụ nữ chống tranh ảnh khiêu dâm đã được nhiều người biết đến bởi cách họ chọn mục tiêu hoàn toàn gây bất ngờ. Họ bắt đầu bằng việc đưa một số của một tạp chí nổi tiếng ra Tòa Xét xử các Ấn phẩm Khiếm nhã để hân loại. Vụ việc này thu hút sự tranh luận rộng rãi của công chúng và các phương tiện truyền thông bởi nhiều người không tin rằng ấn phẩm này in những “tài liệu hạ thấp nhân phẩm phụ nữ”. Được công chúng biết đến là động cơ để họ tổng tấn công vào những gì họ cho là tình trạng tràn lan tranh ảnh khiêu dâm trên các phương tiện truyền thông, thậm chí là trên cả những ấn phẩm trước đó đã không qua kiểm duyệt chính thức.
• Các nhà tổ chức chiến dịch ngày nghỉ phép của bố mẹ mang tên “12 tuần” đã dành một tuần đặc biệt trong đó họ tổ chức các sự kiện thu hút sự chú ý của công chúng và các phương tiện truyền thông. Tuần lễ được phát động với một sự kiện đề cao nữ diễn viên làm trò vui nổi tiếng của Maori. Tiếp theo là hàng loạt các cơ hội chụp ảnh và kết thúc là phần trình bày kiến nghị lên Quốc hội. Đơn kiến nghị được mười hai em bé đội mũ đánh số từ một đến mười hai mang tới.

Điều chúng ta học được từ những người bạn ở New Zealand là cần phải biết sáng tạo khi đưa ra các chiến dịch truyền thông.

TIỀM NĂNG VÔ TẬN

Nếu trước đây bạn chưa từng làm như vậy thì đây là một cơ hội tốt để bạn gặp đại diện chính quyền địa phương.

Một số chính phủ đưa ra các chương trình rất sáng tạo. Ở Nê-pan, Amaa Samuwa hay còn gọi là Hội các bà mẹ (thường ám chỉ các Hội phụ nữ), về cơ bản là sự phát triển của một chương trình hỗ trợ vốn của chính phủ cho phụ nữ ở nông thôn. Một trong những nhóm này chống lại tệ nghiện rượu ở thành phố họ bằng cách tổ chức diễu hành và phong tỏa giao thông để ngăn cấm việc bán rượu và thu hút sự chú ý đối với phong trào này. Mặc dù mục đích chương trình của chính phủ là nhằm nâng cao sự tự tin và vị thế của người phụ nữ bằng những hoạt động tạo ra thu nhập, nhưng đồng thời nó cũng tạo ra tác dụng khác là khuyến khích chị em thay đổi những khía cạnh khác trong cuộc sống của họ.

Hãy tự hỏi bản thân: Có ai ở địa phương, trong nước hoặc trên thế giới là người mà bạn muốn họ biết thêm về vấn đề của bạn hay không?

Hãy xem xem bạn có thể tận dụng sự quan tâm của phương tiện truyền thông như thế nào để giảm bớt chi phí cho chiến dịch của bạn. Nếu bạn đang né tránh việc gây quỹ cần thiết để duy trì hoạt động thì hiện tại có lẽ là thời điểm thích hợp để bạn bắt đầu. Hãy thử tính xem liệu có cá nhân, công ty hay tổ chức nào có thể góp tiền cho bạn không nếu họ biết nhiều hơn về những công việc bạn đang làm.

Mọi người có sẵn lòng giúp đỡ bạn trong công việc hay không? Một cách cảm ơn sự giúp đỡ của họ là gửi cho họ các bài báo đã được xuất bản của bạn, hoặc là một bức thư gần đây nhất bạn tạo được sự chú ý của giới truyền thông đối với tổ chức của bạn.

Hãy nhớ là phải tập trung vào chiến dịch truyền thông của bạn. Phải đảm bảo là những hành động tiếp theo của bạn phù hợp với những mục tiêu lâu dài của côngviệc bạn đang làm.

Khi biên soạn cuốn sách hướng dẫn này, chúng tôi đã nhận được những thông tin và

lời khuyên quý báu từ rất nhiều chị em phụ nữ. Một nhóm phụ nữ ở Pháp đã nói như sau : “Hãy sẵn sàng giành nhiều sức lực để đạt được những thành quả nhỏ và lâu dài. Hiểu biết và nhận thức được những vấn đề quan trọng không thể đạt được chỉ trong chớp mắt”.

Quan trọng là chúng ta phải luôn ghi nhớ rằng công việc này là cả một quá trình. Quá trình này sẽ vẫn cứ tiếp tục chừng nào chúng ta đạt được mục tiêu.

HẾT

Cẩm nang truyền thông (P. IV)

HỌP BÁO

Chúng ta mất rất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức để tổ chức một cuộc họp báo, vì vậy cần phải biết chắc là mình có điều quan trọng cần tuyên bố. Hơn nữa, các nhà báo cũng không có thì giờ để đến dự những cuộc họp báo mà không đưa ra một thông tin gì.

Nếu chúng ta tổ chức họp báo thì việc lập kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng là điều rất quan trọng.

• Chọn địa điểm tổ chức họp báo. Nơi họp báo phải dễ đến, thuận tiện và đẹp. Nếu mời các cơ quan truyền thông thì phải đảm bảo cung cấp đầy đủ điện và thiết bị điện.
• Chọn thời gian tổ chức họp báo. Việc này phụ thuộc vào loại hình truyền thông bạn định mời đến dự. Do bị hạn chế về thời gian nên thường thì buổi sáng là tốt nhất.
• Kiểm tra các cơ quan có lịch làm việc dài hạn để đảm bảo rằng ngày bạn tổ chức họp báo không bị trùng với bất cứ một sự kiện quan trọng nào. (Ngày lễ lớn ở nước bạn sẽ không phải là ngày tốt nhất để tổ chức họp báo.) Nếu bạn biết một cơ quan khác thường tổ chức một sự kiện vào một ngày cụ thể thì hãy xếp lịch họp báo của bạn vào một ngày khác. Việc đưa tin về sự kiện của mình có nghĩa là bạn đang cạnh tranh với những người khác cũng muốn đưa tin về sự kiện của họ!

Sau khi bạn đã chọn xong địa điểm, ngày, giờ.

• Quyết định xem sẽ mời ai trong số các loại hình truyền thông mà bạn đã lên danh sách. Nên mời những người ủng hộ tổ chức của bạn và cả những người có thể thu hút giới truyền thông tới nơi họp báo - chẳng hạn như những nhân vật nổi tiếng.
• Phác thảo nội dung của cuộc họp báo trong thông cáo báo chí.
• Quyết định xem ai sẽ là người phát biểu. Có người nào đặc biệt làm chủ tọa cuộc họp báo hay không? Bạn có một nhóm diễn giả để thông tin cho giới báo chí không? Bạn phải chú ý dành nhiều thời gian để giới báo chí chất vấn. Bạn cũng có thể yêu cầu một người cụ thể trả lời câu hỏi.
• Bạn sẽ phải bố trí nơi họp báo có đủ chỗ dành cho các thiết bị phát thanh truyền hình, máy ảnh, micrô, thiết bị chiếu sáng và ghế ngồi. Nếu cần thiết thì bạn phải bố trí cả phiên dịch. Bạn cũng phải cố gắng phục vụ đồ ăn nhẹ bởi vì các nhà báo ở nhiều nước được trả lương thấp và họ thường bỏ bữa để kịp lấy tin tức. Bạn không cần chuẩn bị những thứ cầu kỳ, chẳng hạn như bạn chỉ cần chuẩn bị trà, cà phê và bánh quy là được. Cần bố trí một cái bàn gần cửa ra vào và trên đó bạn để những thứ sau:

• Tập tài liệu về cuộc họp báo và những thông tin khác để phát cho mọi người;
• Danh sách ký tên dành cho giới báo chí;
• Danh sách ký tên cho những người đến dự và khách mời từ các tổ chức khác;
• Những thông tin khác mà bạn có, chẳng hạn như áp phích hay tờ rơi cho khách.

• Tốt nhất bạn nên có một người chuyên giúp đỡ các nhà báo đến dự. Người này sẽ phụ trách việc cung cấp tất cả các thông tin mà nhà báo cần. Nếu có phóng viên mà bạn đã từng quen biết từ trước hay đã từng gửi tài liệu cho họ thì bạn hãy nhớ giới thiệu mình và các đồng nghiệp. Đây là cơ hội tuyệt vời để gặp gỡ và phát triển quan hệ sau này.
• Sau cuộc họp báo bạn vẫn nên giữ liên lạc qua điện thoại. Cho dù công việc bạn đang làm là rất quan trọng nhưng bạn cần phải nhớ rằng bạn đang phải cạnh tranh với những người ở các tổ chức không kém quan trọng khác cũng rất mong chiếm được sự quan tâm của phương tiện truyền thông.
• Nếu bạn có máy fax thì hãy gửi fax nhắc họ hai hoặc ba ngày trước khi diễn ra họp báo. Bạn cũng nên gọi điện trước hai hay ba ngày xem nhà báo đó có đến dự họp báo hay không và xem liệu họ có cần thêm thông tin gì nữa không.
• Kiểm tra lại danh sách các nhà báo đến dự họp báo. Nếu họ không đến thì hãy gửi cho họ tập tài liệu về cuộc họp báo.
• Vào ngày diễn ra họp báo, bạn phải đến thật sớm để giải quyết những vấn đề có thể xảy ra vào phút chót. Kiểm tra lại micrô và xem các thiết bị khác có trong tình trạng làm việc tốt nhất hay không. Cố gắng khai mạc buổi họp báo đúng giờ đã định, nếu muộn thì cũng chỉ nên muộn 10 phút là tối đa.

-----------------------------

TÀI LIỆU HỌP BÁO

Tài liệu họp báo là tập tài liệu cung cấp mọi thông tin liên quan đến vấn đề của bạn. Hãy lập danh sách những thông tin cần đưa vào tập tài liệu này. Thường thì tài liệu họp báo bao gồm:

• Danh sách những tài liệu có trong tập tài liệu.
• Thông cáo báo chí.
• Một trang thông tin ngắn trong đó cung cấp những thông tin cơ bản về: tên, địa chỉ và số điện thoại của người cần liên hệ nếu nhà báo có câu hỏi.
• Tài liệu bối cảnh hoặc trang dữ liệu. Đó là một tài liệu ngắn cung cấp những thông tin chi tiết về vấn đề của cuộc họp báo. Mục đích của hồ sơ vấn đề là dự đoán và trả lời bất cứ câu hỏi nào mà các nhà báo có thể đưa ra. Dưới đây là hình thức chung của một hồ sơ vấn đề:

• Bắt đầu bằng một báo cáo ngắn gọn về vấn đề hoặc chủ đề của thông cáo báo chí.
• Giới thiệu tổng quan hoặc nêu lịch sử của vấn đề trong một vài đoạn. Những sự kiện quan trọng dẫn tới tình trạng hiện nay? Cần nhớ là bạn đang cung cấp thông tin để cho các nhà báo có thể viết về vấn đề một cách sâu sắc và toàn diện.

Giải thích rõ tình trạng hiện tại. Lời giải thích phải thực tế, bổ sung cho nội dung của thông cáo báo chí và đề cập đến những vấn đề cơ bản. Bạn cũng có thể đưa vào đó lời nhận xét của những người ủng hộ hành động của bạn.

Giới hạn hồ sơ vấn đề của bạn trong khoảng bốn đến năm trang. Bạn có thể để cách dòng đôi hay đơn. Đề mục nhỏ ở đầu mỗi đoạn có thể giúp người đọc theo dõi thông tin dễ hơn. Bạn cần phải đưa ra định nghĩa của các thuật ngữ nếu có.

• Đoạn trích những bài báo về tổ chức của bạn, vấn đề hay cá nhân làm việc với nhóm của bạn.
• Hình ảnh: tranh ảnh, đồ thị, bản đồ, biểu đồ - bất cứ thứ gì có thể nêu được tầm quan trọng của vấn đề.
• Các bài diễn văn, báo cáo, đề cương và tóm tắt báo cáo. Cẩn thận kẻo cung cấp cho người đọc quá nhiều thứ. Quan trọng là đưa đủ thông tin để cuốn hút nhà báo và để cho họ có thể viết bài thúc đẩy mục tiêu của cơ quan bạn.
• Một cuốn sách mỏng giới thiệu về cơ quan bạn. Nếu bạn không có cuốn sách này thì có thể thay bằng một bản tóm tắt công việc của bạn. Bản tóm tắt này nêu rõ những việc bạn đã làm, mục tiêu và tầm nhìn trong tương lai của bạn là gì.
• Tiểu sử ngắn gọn của những người tham gia họp báo kèm theo bài phát biểu hoặc thuyết trình của họ.
• Chương trình làm việc của buổi họp báo, nếu có.

Lập danh sách những người bạn đã gửi tài liệu họp báo. Hãy gọi điện kiểm tra xem họ đã nhận được chưa và xem họ có viết bài hay không. Khi thấy cần thiết bạn hãy viết thư cảm ơn.

Cẩm nang truyền thông (P. III)

CÁC PHƯƠNG TIỆN IN ẤN

Có nhiều phương pháp và cách thể hiện khác nhau cho chiến lược thông tin của bạn. Sau đây là mô tả những cách thể hiện trên báo, nội san và tạp chí.

BÁO

Tùy vào nơi bạn sống có đông người hay không và có gần với một thành phố lớn hay không mà bạn có thể tiếp cận được với một tờ nhật báo quốc gia hay quốc tế, hay một tờ nhật báo địa phương, hay một tuần báo địa phương. Hãy làm quen với tờ báo bằng cách theo dõi xem họ đề cập đến những vấn đề bạn đang quan tâm như thế nào. Nếu bạn biết có phóng viên nào quan tâm đến vấn đề đó, hãy liên hệ trực tiếp với anh ta/cô ta. Với một tờ báo nhỏ hơn, bạn có thể liên hệ với biên tập viên thời sự về phóng sự của bạn. Vào những lúc khác nhau, bạn có thể gửi cho tất cả những người này những thông cáo báo chí và tập hồ sơ với những thông tin có liên quan.

PHÓNG SỰ

Hãy gửi một thông cáo báo chí cho đích danh một người nếu có thể, với những thông tin cụ thể mà bạn nghĩ là đáng được đưa lên bản tin. Hãy nhớ rằng nhiều người đang cạnh tranh để có được sự chú ý của biên tập viên/phóng viên, vì vậy hãy giúp phóng viên mà bạn đang liên hệ “giới thiệu” phóng sự của bạn với biên tập viên của tờ báo. Bạn nên cung cấp những thông tin cơ sở ngắn gọn, đưa cho phóng viên tên và địa chỉ liên lạc của những người cần thiết có thể cung cấp thêm thông tin. Hãy tạo điều kiện thuận lợi nhất cho phóng viên để anh ta viết một phóng sự về vấn đề của bạn.

TRUYỆN PHÓNG SỰ

Đây là cơ hội để tiếp cận vấn đề theo một góc độ mang tính cá nhân hơn và phân tích kỹ xem một vấn đề ảnh hưởng đến một cá nhân cụ thể như thế nào. Bạn có thể đi sâu vào những nhận thức của riêng bạn trong một câu chuyện phóng sự, và không bị giới hạn chỉ ở những thực tế trong thông tin. Nếu tờ báo bạn đang liên hệ không đủ lớn để có một biên tập viên cho loại hình truyện phóng sự thì bạn có thể tự viết và gửi bài cho họ để đăng. Hãy gửi kèm vài tấm ảnh đẹp cùng với bài viết.

Ý KIẾN BẠN ĐỌC

Nhiều tờ báo lớn có một trang đối diện với trang ý kiến bạn đọc, trên đó in những mẩu nói lên ý kiến bạn đọc với những nhận xét chủ quan về các tin tức, phóng sự. Một bài “nhịp cầu bạn đọc” thường dài khoảng 750 từ tiếng Anh. Bất kỳ ai cũng có thể gửi bài cho biên tập viên tờ báo. Nếu có thể, bạn hãy gọi điện cho Tổng Biên tập để hỏi về những yêu cầu cụ thể để được đăng trên trang “ý kiến bạn đọc” của tờ báo đó. Nói chung, biên tập sẽ yêu cầu bạn phải cho họ “độc quyền”, có nghĩa là bạn phải hứa không gửi bài đến bất kỳ tờ báo nào khác nếu họ đã nhận in bài đó cho bạn. Chính sách in những bài báo như thế này của mỗi tờ báo là khác nhau. Trên tờ Thời báo New York, trang “ý kiến bạn đọc”, có những dòng sau:

Độc giả cần lưu ý -- Trang “Ý kiến bạn đọc” sẵn sàng tiếp nhận tất cả những bản thảo được gửi đến một cách tự nguyện. Tuy nhiên, do số lượng bài gửi quá lớn, chúng tôi tiếc là không thể thông báo đã nhận được bài gửi của các bạn hay gửi trả bài cho các bạn trừ phi bài viết được gửi kèm với một phong bì đã dán sẵn tem và đề sẵn địa chỉ. Nếu bản thảo được chấp nhận đăng, tác giả sẽ được thông báo trong vòng hai tuần.

THƯ GỬI TỔNG BIÊN TẬP

Đây là một trong những mục được nhiều người đọc nhất trong một tờ báo. Đây là một cơ hội tuyệt vời để bạn bày tỏ quan điểm của mình về một vấn đề mà bạn rất quan tâm. Điều quan trọng nhất, ngay cả khi thư của bạn không được đăng, là bạn đã có cơ hội tốt để luyện cách trình bày ý nghĩ của mình một cách mạch lạc và súc tích. Bạn sẽ có cơ hội tốt nhất để bài của bạn được in nếu bạn nhận xét trực tiếp một bài báo nào đó.

Thư gửi Tổng biên tập cần phải được viết ngay sau khi bài báo mà bạn định nhận xét xuất hiện. Đừng chờ đợi! Hãy viết ngay! Hãy càng ngắn gọn càng tốt. Hãy nói rõ mình đang nhận xét bài báo nào, có tiêu đề là gì, ngày ra báo và tên phóng viên. Nếu bạn có thông tin muốn bổ sung vào những thông tin đã được đăng, hãy làm điều đó. Hãy ký tên dưới bức thư và ghi rõ họ tên và tên cơ quan của bạn nếu cơ quan có liên hệ với vấn đề bạn đang bàn. Tốt nhất là bức thư gửi tổng biên tập nên dài 200 từ. Nếu bạn muốn viết dài hơn, hãy nghĩ đến việc viết cho mục “Ý kiến bạn đọc”.

NỘI SAN

Nhiều tổ chức phi chính phủ (NGOs) xuất bản những nội san và tạp chí. Nếu vấn đề của bạn liên quan đến lĩnh vực của một tổ chức phi chính phủ, có thể họ sẽ quan tâm đến việc in một bài báo về bạn hay tổ chức của bạn trong nội san của họ. Thư viện địa phương, Trung tâm Thông tin Hoa Kỳ hay các đại diện tổ chức phi chính phủ có thể cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về cách liên hệ với biên tập viên của nội san hay tạp chí. Nhiều tổ chức phi chính phủ có rất nhiều thành viên quốc tế và nội san của họ được lưu hành rộng rãi.

Dưới đây là một ví dụ về việc bạn có thể sử dụng nội san của một tổ chức quốc tế để đề cập đến vấn đề của bạn trên các phương tiện truyền thông. Một phụ nữ sống ở một nước đang phát triển đang cố gắng cải thiện các cơ hội giáo dục cho các em bé gái. Chị gặp một đại diện địa phương của một tổ chức phi chính phủ. Bài viết của chị đã được đăng trên nội san và được hàng ngàn người là thành viên hay những người ủng hộ tổ chức phi chính phủ đó đọc. Những tờ báo lớn cũng đã đăng lại bài báo đó, với sự hỗ trợ của phòng quan hệ công chúng và phòng truyền thông của tổ chức phí chính phủ đó. Một thành viên của Nghị viện Châu Âu cũng đã trích dẫn đến bài báo đó. Tác giả bài báo đã trở thành một trong những “chuyên gia” về vấn đề cải thiện cơ hội giáo dục cho các em bé gái trong cộng đồng của chị. Một đài truyền hình đã chọn mời tác giả bài báo đến phỏng vấn trong chương trình nói về cơ hội giáo dục cho các em bé gái.

TẠP CHÍ

Ngày nay có hàng ngàn tạp chí được xuất bản mỗi ngày. Cách tốt nhất để bắt đầu tìm hiểu là bạn hãy đi đến quầy báo gần nơi ở của bạn. Hãy xem ở nước bạn có những tạp chí nào. Thư viện địa phương hay Phòng Thông tin - Văn hóa của Đại sứ quán Hoa Kỳ cũng có một khu tài liệu tham khảo cung cấp cho bạn những thông tin về tạp chí.

Mỗi tạp chí đều có một trang với nhan đề nổi bật --- liệt kê tên và chức vụ của những người làm việc cho tạp chí. Trang này cũng nói rõ tần số phát hành – hàng tuần, hai kỳ một tuần, hàng tháng, hay hai kỳ mỗi tháng – và cũng liệt kê những phòng ban trong tòa soạn. Nếu vấn đề của bạn do một phòng cụ thể nào đó phụ trách, hãy viết thẳng cho biên tập viên của phòng đó. Nếu vấn đề của bạn có vẻ như không thuộc lĩnh vực của một phòng nào, thì hãy gửi bài viết của bạn cho đích danh ông Tổng biên tập. Nếu họ quan tâm, bài viết của bạn sẽ được phân cho một nhân viên trong tòa soạn. Có thể bạn sẽ phải gửi bài vài lần rồi mới nhận được hồi âm. Hãy sử dụng mọi cách giao tiếp để thiết lập quan hệ với biên tập viên và nhân viên tòa soạn, kể cả người “gác cổng” như thư ký tòa soạn hay trợ lý. Các tạp chí thường giữ những hồ sơ thông tin để tham khảo sau này để tạo ra những ý tưởng mới. Vì họ thường không thể đăng những tin tức “nóng hổi”, cho nên các tạp chí có thể đăng những phóng sự dài hơn.

Thời gian “chờ đợi” (thời gian từ lúc nhận được bài báo cho đến lúc bài được đăng) của mỗi tạp chí là khác nhau. Hãy tìm hiểu xem tạp chí mà bạn định gửi bài có thời gian chờ đợi là bao lâu.

---------------------------------

PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG ĐIỆN TỬ

TIVI VÀ ĐÀI PHÁT THANH

Ngày nay, hầu hết các thành phố lớn trên thế giới đều tiếp cận được với các mạng lưới tin tức quốc tế như CNN thông qua vệ tinh. Tuy nhiên, phần lớn các nơi khác trên thế giới, nhất là các vùng nông thôn, vẫn còn phải phụ thuộc nhiều vào đài phát thanh để nghe tin tức. Một số người có thể lựa chọn trong số hàng trăm kênh, còn những người khác thì chỉ có thể tiếp cận được với tin tức của đài phát thanh /truyền hình thuộc quản lý của nhà nước. Nói tóm lại, việc tiếp cận thông tin rất chênh lệch. Mặt khác, công nghệ truyền thông lại đang phát triển như vũ bão, và điều quan trọng là bạn phải nhận biết đươc các xu hướng trong truyền thông điện tử và những cơ hội thông tin đại chúng hiện nay.

TÔI PHẢI BẮT ĐẦU NHƯ THẾ NÀO?

Trước hết, hãy làm quen với các chương trình phát thanh truyền hình ở nơi bạn sống. Thư viện địa phương hay Phòng Thông tin-Văn hóa của Đại sứ quán Hoa Kỳ cũng có những quyển hướng dẫn về các phương tiện truyền thông. Có những mạng lưới quốc tế với những bộ phận phụ trách nơi bạn sống không? Các “cộng tác viên” – các phóng viên tự do làm việc cho nhiều tờ báo hay đài khác nhau – thường là một nguồn quan trọng nữa để chuyển tin. Hãy lập một danh sách tất cả các chương trình tivi có phát tin tức và các câu chuyện thời sự. Hãy ghi chú những loại chương trình của mỗi đài: tin tức, phim tài liệu, phỏng vấn, tọa đàm (đối thoại) – và người liên hệ và số điện thoại của từng người.

PHẢI LÀM GÌ NẾU TÔI CÓ MỘT BẢN TIN MUỐN THÔNG BÁO TRÊN TIVI?

Hãy liên hệ với biên tập viên chịu trách nhiệm phân công hay biên tập bản tin. Hãy nhớ rằng việc của bạn là “bán” được phóng sự cho phóng viên. Nếu câu chuyện của bạn có liên quan với vấn đề quốc gia hay của địa phương, hay nếu bạn có những hình ảnh thú vị, thì bạn sẽ có nhiều cơ hội được phát sóng trên tivi hơn. Khi nghĩ đến tivi, hãy nghĩ đến những gì máy quay có thể “nhìn thấy” khi họ quay câu chuyện của bạn.

Biên tập viên chịu trách nhiệm phân công và biên tập tin tức sẽ nhắc đi nhắc lại với bạn là, mặc dù họ đọc những thông cáo báo chí và báo cáo, họ vẫn muốn bạn kể cho họ nghe một câu chuyện – với hình ảnh càng sinh động càng tốt. Những yếu tố mà họ tìm kiếm trong câu chuyện là: quyền lợi của con người, một góc nhìn của người địa phương, tầm quan trọng đối với quốc gia, hay mối liên hệ với một câu chuyện đã được phát sóng trước đó.

LÀM SAO ĐỂ TÔI ĐĂNG ĐƯỢC MỘT CÂU CHUYỆN PHÓNG SỰ NẾU TÔI KHÔNG CÓ TIN SỐT DẺO?

Cách tiếp cận cũng giống như đối với một đoạn tin vắn, nhưng không phụ thuộc nhiều vào yếu tố thời gian như đối với tin. Trong trường hợp này, bạn có nhiều cơ hội hơn để tìm những phóng viên quan tâm đến vấn đề của bạn. Bạn nên bắt đầu bằng việc gửi cho họ những tài liệu bằng văn bản. Hãy gửi kèm bất kỳ bài báo nào bạn đã đăng. Nếu không có một phóng viên cụ thể nào thì bạn nên gửi thông tin đến cho biên tập viên chịu trách nhiệm phân công. Hãy giải thích tại sao người xem truyền hình lại quan tâm đến vấn đề mà bạn muốn đề cập tới.

Sau đây là một câu chuyện về một cách độc đáo để tự giới thiệu về mình và về tổ chức của mình với giới thông tấn: Ở Philippines, những người làm trong giới thông tấn, những nguồn tin, những người chuyên môn trong lĩnh vực quan hệ công chúng, những câu chuyện chính trị và những người hay kháo chuyện tụ tập với nhau để trao đổi thông tin, quan điểm, những tin tức bí mật và những câu chuyện đùa tại “diễn đàn ăn sáng (kapihan). Kapihan có thể có nhiều hình thức. Nó có thể được tổ chức hay diễn ra một cách tự do, có thể có người có kinh nghiệm hay người đặt câu hỏi. Dù là hình thức nào thì thông tin được trao đổi thường cũng sẽ xuất hiện trên mặt báo.

Một nhóm phụ nữ mang tên PILIPINA đã thành công rực rỡ với diễn đàn ăn sáng của họ. Hình thức họ sử dụng là mời một hay hai cán bộ nguồn (một của PILIPINA) đứng lên thuyết trình một cách ngắn gọn, sau đó là một diễn đàn cho tất cả mọi người tham gia đóng góp ý kiến. Trong năm đầu, các vấn đề được thảo luận bao gồm bạo lực đối với phụ nữ (và tác động của nó đối với phát triển), quấy rối tình dục và hình ảnh của phụ nữ trong Kinh thánh. Họ thấy rằng Kapihan không chỉ trở một diễn đàn để chia xẻ các ý kiến và quan điểm, mà còn là một cách thức tuyệt vời đề đưa các vấn đề lên các phương tiện thông tin đại chúng.

PILIPINA cho biết trong số các lợi ích khác của Kaphihan là những thành viên mới, sự quan tâm nhiều hơn của giới thông tấn và sự hình thành những nhóm vận động mới như The Academe, một nhóm của trường Đại học Tổng hợp Philippines mà hoạt động ban đầu của họ là một chiến dịch quảng bá mang tên “Hãy lên tiếng phản đối nạn quấy rối tình dục trong trường học”.

Tổ chức PILIPINA thấy rằng bằng cách sử dụng hình thức quen thuộc với các phương tiện thông tin đại chúng địa phương và công chúng, họ đã đến được với nhiều thính giả hơn mà những thính giả này thường không chấp nhận những quan điểm của phái nữ về những vấn đề xã hội.

CÒN CÁC KHẢ NĂNG VỀ ĐÀI PHÁT THANH THÌ SAO?

Các chương trình “đối thoại” trên đài phát thanh đang trở nên ngày càng phổ biến ở Hoa Kỳ. Chủ nhân của những chương trình này đang dành được sự chú ý và gây ảnh hưởng đến nhiều người buộc họ phải đưa ra những hành động mang tính chính trị. Nếu bạn biết người tổ chức chương trình phỏng vấn trên đài phát thanh, hãy trực tiếp liên hệ với họ. Ngoài ra, hãy liên hệ với người sản xuất chương trình để tìm hiểu xem những thông tin gì sẽ giúp họ chuẩn bị tốt cho cuộc phỏng vấn.

THẾ CÒN VIỆC TRUYỀN DỮ LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA NHỮNG THÔNG TIN CỦA CƠ QUAN TÔI THÌ SAO?

Những cơ hội truyền bá thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử đang tăng mạnh, và bạn không nên bỏ qua những cơ hội tham gia vào cái gọi là Xa lộ Thông tin. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nhiều người vẫn có ít hoặc không có cơ hội tiếp cận với máy tính và dịch vụ viễn thông; dữ liệu điện tử là một cách bổ sung chứ không thể thay thế được những phương pháp truyền thông truyền thống qua các phương tiện thông tin đại chúng.

BẠN ĐANG NÓI VỀ NHỮNG LOẠI CƠ HỘI NÀO CHO VIỆC GIAO TIẾP BẰNG DỮ LIỆU ĐIỆN TỬ?

Thư điện tử, hay e-mail, là một loại cơ hội. Nếu bạn hay tổ chức của bạn có e-mail, bạn có thể gửi các tin, thông báo, thông cáo báo chí và các thông tin khác tới các cá nhân hay tổ chức trên toàn thế giới. Vấn đề là bạn cần biết địa chỉ e-mail của họ.

Ở một số trường hợp, bạn có thể thiết lập một địa chỉ e-mail theo nhóm, để chỉ bằng một nút bấm bàn phím, bạn có thể gửi tthông tin cho nhiều người cùng một lúc.

Một khả năng khác là tham gia hay thậm chí là thiết lập một bản tin điện tử của chính mình, được gọi là BBS (Hệ thống Bảng tin Điện tử). Trước hết, bạn phải soạn một cơ sở dữ liện điện tử gồm các tài liệu của bạn. Sau đó, bạn sẽ cung cấp một số điện thoại để bất cứ ai có máy tính và một modem có thể tiếp cận với các thông tin của bạn. Rõ ràng, các chi tiết kỹ thuật và chi phí để tạo hay tham gia một hệ thống bảng tin điện tử sẽ thay đổi tùy theo vị trí và hoàn cảnh. Hơn nữa, chất lượng của hệ thống viến thông sẽ luôn là một yếu tố hạn chế. Nếu bạn ở một thành phố có đường dây diện thoại kém, có thể không đáng để bạn thiết lập một hệ thống bảng tin điện tử.

Hãy nhớ rằng một hệ thống bảng tin điện tử đòi hỏi phải có thời gian và cần được duy tu bảo dưỡng. Nếu thông tin của bạn không thay đổi và cập nhật thường xuyên, ngay cả những người sử dụng quan tâm sâu sắc đến chủ đề của bạn cũng sẽ nhanh chóng bỏ đi chỗ khác.

HỆ THỐNG BẢNG TIN ĐIỆN TỬ CÓ GIỐNG NHƯ INTERNET KHÔNG?

Không. Mặc dù cả hai đều cần một máy tính và modem, nhưng hệ thống bảng tin điện tử về cơ bản là một cơ sở dữ liệu độc lập của địa phương. Hệ Internet là một mạng điện tử toàn cầu rộng lớn và dễ tiếp cận, với nhiều mức độ sử dụng, hoạt động và chức năng khác nhau. Tuỳ vào hoàn cảnh của bạn mà có thể đăng tải thông tin với một tổ chức, một nhóm tin tức hay một dịch vụ cơ sở dữ liệu đã có sẵn trên mạng.

Ví dụ như nhiều trường đại học và tổ chức sử dụng một hệ thống gọi là “Gopher” để tìm kiếm, xác định, trao đổi và truy nhập những khối lượng thông tin khổng lồ. Một hệ Internet khác, Mạng Toàn Cầu, cho phép thể hiện và trao đổi những tệp hình ảnh hay đồ họa.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mặc dù sẽ đến một lúc Internet cũng sẽ dễ sử dụng như điện thoại, nhưng ngày đó vẫn chưa đến. Bạn sẽ cần một người thông thạo và có kinh nghiệm với Internet để thiết lập “Gopher” của bạn hay các dạng cơ sở dữ liệu khác.

Cũng giống như đối với hệ thống bảng tin điện tử, một điều quan trọng là dữ liệu phải càng cập nhật càng tốt. Trong một thế giới Internet siêu tốc, thông tin trở nên lạc hậu rất nhanh. Điều này có nghĩa rằng ngay cả khi bạn có cơ hội đưa thông tin lên một hệ thống bảng tin điện tử hay Interrnet thì bạn vẫn cần phải quyết định xem thời gian bỏ ra có đáng để bạn đầu tư vào việc đưa thông tin đó lên mạng hay không.

NHỮNG ĐIỂM TƯƠNG ĐỒNG TRONG SỬ DỤNG CÁC HÌNH THỨC THỂ HIỆN TRÊN PHƯƠNG TIỆN THÔNG TIN ĐẠI CHÚNG, DẠNG VĂN BẢN VÀ DẠNG ĐIỆN TỬ, LÀ GÌ?

Trong mọi trường hợp, bạn sẽ kể câu chuyện của mình. Điều mấu chốt để thành công là phải chuẩn bị kỹ và khả năng đào sâu phân tích vấn đề. Các tài liệu bằng văn bản của bạn sẽ rất quan trọng. Tuy nhiên yếu tố quan trọng nhất là xây dựng quan hệ lâu dài với các phóng viên, biên tập viên, nhà sản xuất, “những người gác cổng” và những mối liên hệ khác trong giới thông tấn. Những quan hệ này sẽ liên tục thay đổi nhưng sẽ vẫn là những yếu tố quan trọng.

Cẩm nang truyền thông (P. II)

PHỎNG VẤN

Dù phương tiện thông tin là gì (đài, báo hay tivi), dù người phỏng vấn là ai, thì nguyên tắc cơ bản vẫn là bạn phải luôn kiểm soát được tình huống phỏng vấn.

Hãy thu thập mọi thông tin bạn có được khi lập chiến lược về phương tiện thông tin, và hãy kiểm tra lại những yếu tố quan trọng trước khi tiến hành phỏng vấn. Hãy nghĩ xem mình muốn đạt được điều gì thông qua cuộc phỏng vấn. Hãy nghĩ xem ai sẽ đọc/nghe/xem chương trình của bạn. Bạn cần phải hiểu về từng loại hình phỏng vấn đối với các phương tiện thông tin khác nhau. Hãy nhớ rằng mặc dù bạn sẽ chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn trên tivi khác với cách bạn chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn trên đài, nhưng vấn đề mấu chốt vẫn là phải chuẩn bị trước.

Vấn đề mà mọi người chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn thường gặp phải là tâm lý hồi hộp, lo lắng. Có nhiều cách bạn có thể sử dụng để cảm thấy thoải mái hơn, đỡ lo lắng hơn, nhưng bạn cũng đừng nghĩ rằng chúng sẽ giúp bạn hoàn toàn thoát khỏi tâm trạng đó. Cách tốt nhất để thoát khỏi tâm lý này là chuẩn bị kỹ lưỡng. Ngoài ra, hãy luyện cách nói về mục đích của mình một cách sinh động, hay sử dụng những phép so sánh dí dỏm, ngôn ngữ sinh động, những ví dụ và minh họa bất ngờ, hay những số liệu không phức tạp. Bạn nên cân nhắc những cách khác nhau để nhấn mạnh được những điểm quan trọng nhất mà bạn muốn nói, để tránh sự hiểu nhầm về mục đích của bạn, và để làm rõ quan điểm của bạn đối với vấn đề trong tương lai. Một điều nên tránh là đừng để cho tâm lý hồi hộp khiến bạn không thực sự tham gia được vào cuộc phỏng vấn.

Bà Abla Al-Nowais, tổng biên tập của tờ Zahrat Al-Khaleej, đã viết một bài báo nhan đề “Các qui tắc vàng khi làm việc với giới thông tấn báo chí”. Trong số những điểm hữu ích mà bà nêu ra có những qui tắc như:

• Cần phải tự tin khi làm việc với giới báo… Đừng rụt rè hay lưỡng lự.
• Chú ý đừng mắc bẫy của phóng viên. Một số phóng viên sẽ cố tình làm bạn mất bình tĩnh và khiến bạn đưa ra những câu nói trái ngược nhau. Đừng để bị lung lay một cách dễ dàng, hãy giữ mình thật điềm tĩnh.
• Qui tắc vàng khi trả lời phỏng vấn là “nói sự thật”. Theo kinh nghiệm của tôi trong lĩnh vực này, tôi có thể cam đoan với bạn rằng nói “không” tốt hơn nhiều so với nói dối, dù chỉ là một lời nói dối nhỏ nhặt.

Để chuẩn bị kỹ càng hơn, sau đây là những điều bạn nên chú ý khi nhận lời phỏng vấn:

• Ngày giờ của cuộc phỏng vấn là khi nào?
• Cuộc phỏng vấn sẽ được tiến hành ở đâu? Hãy đảm bảo là bạn có được những chỉ đường chính xác nếu bạn không biết rõ lắm về chỗ phỏng vấn. Hãy hỏi xem bạn có cần phải đem giấy vào cửa hay kiểm tra an ninh không.
• Họ tên đầy đủ của người phỏng vấn là gì? Nếu bạn không biết người phỏng vấn, hãy cố gắng nghe một chương trình hay đọc những bài báo của phóng viên đó. Việc làm quen với cách thiết kế chương trình và phong cách của phóng viên phỏng vấn bạn là rất quan trọng.
• Người ta chờ đợi điều gì ở bạn? Tại sao bạn lại được chọn trả lời phỏng vấn?
• Cuộc phỏng vấn sẽ được truyền trực tiếp hay ghi âm? Khi nào thì cuộc phỏng vấn sẽ được phát thanh hay truyền hình?
• Bạn sẽ trả lời phỏng vấn một mình hay cùng với nhiều người khác? Sẽ có bao nhiêu người cùng trả lời phỏng vấn với bạn? Nếu nhiều người cùng trả lời phỏng vấn, những khách mời kia là ai? Cách thức tiến hành sẽ như thế nào? Mỗi người sẽ được phép nói trong bao lâu?
• Cuộc phỏng vấn sẽ kéo dài bao lâu?
• Hãy nói rõ cách viết tên của bạn, và bạn muốn tên tổ chức của bạn được nêu như thế nào trên đài phát thanh hay nếu là trên tivi thì hiện lên màn hình như thế nào.
• Những qui tắc vàng là gì? Hầu hết các cuộc phỏng vấn sẽ được ghi chép và lưu giữ. Bạn trả lời phỏng vấn vì bạn muốn dùng đài báo như một kênh dẫn bạn đến với công chúng. Bạn muốn đài báo dẫn trích lời của bạn hay của đồng nghiệp bạn, và sử dụng những thông tin bạn cung cấp. Nhưng còn có những loại phỏng vấn khác và những loại này lại có qui tắc riêng của chúng.

-- Cuộc phỏng vấn được nêu đích danh người phỏng vấn. Bất cứ điều gì bạn nói với phóng viên có thể sẽ được công bố và nêu đích danh người trả lời phỏng vấn. Cho đến nay đây là cách để bạn đến với công chúng nhanh nhất.

-- Cuộc phỏng vấn trích dẫn nguồn gián tiếp. Những gì bạn nói với phóng viên có thể sẽ được công bố, nhưng sẽ chỉ nêu nguồn tin theo cách mà bạn và họ đã thống nhất với nhau từ trước, ví dụ như “theo lời một phát ngôn viên chính thức của…, một nguồn đáng tin cậy”, “một chuyên gia trong lĩnh vực này cho biết…” .v.v. Cách này thường được sử dụng nếu lợi ích của tổ chức mà người trả lời phỏng vấn đại diện cho có thể bị tổn hại nếu trích dẫn trực tiếp.

-- Cuộc phỏng vấn không trích nguồn. Những điều bạn nói có thể sẽ được công bố, nhưng không trích dẫn nguồn dưới bất kỳ hình thức nào. Thông tin bạn đưa ra có thể xuất hiện dưới dạng một kết luận do phóng viên rút ra sau khi tìm hiểu tình hình. Hình thức này chỉ nên được sử dụng khi hình thức trích nguồn gián tiếp cũng khiến người nghe đài hay xem truyền hình nhận ngay ra ai là người trả lời phỏng vấn và khiến uy tín của tổ chức bị tổn hại nghiêm trọng, vì nó gây một khó khăn lớn cho phóng viên.

-- Phỏng vấn không được nêu đích danh người phỏng vấn. Qui tắc này thường bị sử dụng sai mục đích, có nghĩa là phóng viên sẽ nhận thông tin nhưng không được phép công bố dưới bất kỳ hình thức nào. Hình thức này chỉ được sử dụng trong những trường hợp khẩn cấp liên quan đến lợi ích của những người tham gia phỏng vấn hay những người khác là chủ đề cho cuộc phỏng vấn. Hình thức này không nên sử dụng trong những hoàn cảnh khác bởi vì nếu sử dụng nó sẽ là một gánh nặng đối với cả phóng viên lẫn người trả lời phỏng vấn.

Hình thức phỏng vấn được ghi chép và lưu giữ cho đến nay vẫn là hình thức tốt nhất. Những hướng dẫn khác chỉ là những dòng tốc ký tiện cho công việc của phóng viên và những người làm việc trong những lĩnh vực nhạy cảm về chính trị, kinh tế hay thực thi pháp luật.

Lời khuyên tốt nhất là hãy tránh đừng phụ thuộc vào những dòng tốc ký này; mỗi nền văn hóa và mỗi phóng viên lại có cách hiểu khác nhau. Nếu bạn không thể trả lời phỏng vấn một cách chính thức, hãy nói chuyện với phóng viên và thỏa thuận cụ thể về cách trích dẫn sau này trước khi bắt đầu cuộc phỏng vấn.

Hãy nhớ rằng sau này bạn và phóng viên có thể sẽ lại làm việc cùng nhau, và bạn và họ đều có lợi về chuyên môn nếu bài báo hay chương trình phát thanh truyền hình có chất lượng tốt và biểu đạt được điều bạn muốn nói.

TÔI NÊN CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN NHƯ THẾ NÀO?

Hãy viết ra một cuộc phỏng vấn lý tưởng. Cuộc phỏng vấn có thể chỉ dự định kéo dài vài giây, hoặc năm phút, hoặc dài hơn. Hãy chọn ra ba điểm quan trọng nhất mà bạn muốn nói. Đây sẽ là những “hòn đảo an toàn” của bạn, chỗ bạn sẽ quay lại nhiều lần trong suốt cuộc phỏng vấn. Dù cuộc phỏng vấn kéo dài bao lâu, bạn cũng không nên đề cập đến quá ba điểm chính trong bất kỳ một cuộc phỏng vấn nào.

LUYỆN TẬP, LUYỆN TẬP, LUYỆN TẬP

Một lần nữa, bạn hãy viết ra ba điểm tích cực mà bạn muốn nêu trong cuộc phỏng vấn. Hãy chuẩn bị một ví dụ hay một câu chuyện ngắn gọn để minh họa cho từng điểm. Hãy dùng càng ít con số càng tốt. Mọi người thường dễ dàng cảm thấy nhàm chán khi phải nghe đến các con số thống kê; tuy nhiên, việc nêu ra những thực tế của vấn đề là vô cùng quan trọng.

Barbara d’Achille, một phóng viên và một người vận động tích cực cho bảo vệ môi trường đã sống ở Peru nhiều năm đã có lần nói:

Dư luận không thể bị xuyên tạc mà không bị thất thiệt; do đó, điều quan trọng là phải cung cấp thông tin chính xác, đúng đắn về mặt khoa học và không bị thổi phồng. Khi những người đóng giầy, những người làm vườn, những người bán thịt, những người bán bánh mì và những phụ nữ nội trợ hiểu được… thì lúc đó chúng ta sẽ tạo được dư luận rộng rãi buộc chính phủ phải ban hành chính sách bảo vệ môi trường.

Dù vấn đề bạn đang nói đến là gì thì bạn cũng phải học cách nói về vấn đề đó một cách hiệu quả. Hãy học cách nhấn mạnh những điểm quan trọng. Hãy học ví dụ hay những câu chuyện minh họa. Không được ghi chú. Bạn nên thực hành với một đồng nghiệp đóng vai người phỏng vấn. Nếu bạn biết được về cách tiến hành phỏng vấn của phóng viên, hãy áp dụng nó khi thực hành. Hãy thực hành trả lời tất cả các câu người ta có thể sẽ hỏi bạn. KHÔNG ĐƯỢC GHI CHÚ. Tuy nhiên, hãy cố gắng sao cho thật tự nhiên!

TÔI CẦN BIẾT NHỮNG GÌ VỀ CÁC CUỘC PHỎNG VẤN TRÊN TRUYỀN HÌNH?

Hãy luôn nhìn thẳng vào mắt người phỏng vấn. Đừng nhìn vào máy quay hay màn hình. Đừng lo lắng về chiếc máy quay. Đã có người chuyên môn chịu trách nhiệm về nó - bạn không cần phải bận tâm về nó. Hãy cố đừng nhìn ra chỗ khác khi bạn đang suy nghĩ để tìm câu trả lời. Hãy luôn nhìn vào mắt người phỏng vấn bạn.

TÔI NÊN NHÌN ĐI ĐÂU NẾU TÔI Ở TRONG TRƯỜNG QUAY VÀ TRẢ LỜI PHỎNG VẤN QUA VỆ TINH (CẦU TRUYỀN HÌNH)?

Các cuộc phỏng vấn qua cầu truyền hình khác với những cuộc phỏng vấn trực tiếp với phóng viên. Nếu bạn đang ngồi trong trường quay để trả lời phỏng vấn của một phóng viên đang ngồi ở một trường quay khác, bạn nên NHÌN THẲNG VÀO MÁY QUAY. Trong trường hợp này, máy quay chính là người bạn đang đối thoại. Ngay cả nếu người phỏng vấn bạn đang ở một nước khác, bạn cũng nên hình dung là người đó là chiếc máy quay ở trước mặt bạn.

Điều này thường khiến bạn không thoải mái trong cuộc phỏng vấn lần đầu tiên – nhưng đừng để nó cản trở bạn! Mọi thứ khác đều giống như phỏng vấn bình thường – chỉ khác là người phỏng vấn không ngồi ngay trước mặt bạn mà thôi. Hãy tưởng tượng chiếc máy quay trước mặt bạn là một bộ mặt thân thiện, tươi cười!

TÔI PHẢI BẮT ĐẦU NHƯ THẾ NÀO?

Hãy bắt đầu với ba điểm chính mà bạn muốn nói. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ có vài phút trước cuộc phỏng vấn để nói chuyện với phóng viên. Để họ hiểu rõ bạn hơn, bạn có thể gửi một vài thông tin đến trước khi phỏng vấn. Điều quan trọng nhất là hãy đảm bảo rằng câu trả lời đầu tiên của bạn nêu được một trong ba điểm quan trọng mà bạn muốn đề cập đến trong cuộc phỏng vấn.

PHẢI LÀM GÌ NẾU NGƯỜI PHỎNG VẤN CỨ ĐI LẠC KHỎI VẤN ĐỀ MÀ TÔI MUỐN NÊU?

Hãy lịch sự, nhưng hãy kiên định hướng cuộc nói chuyện trở về những điểm mà bạn muốn nêu bằng cách dùng những “cầu nối”, bắt đầu câu trả lời của bạn bằng cách nói “ồ, tôi nghĩ rằng vấn đề thực sự là...” và sau đó nêu ra một trong những điểm mà bạn muốn nói. Những câu nói sau là những “cầu nối” hữu ích giúp bạn có cơ hội nêu được những vấn đề mình muốn.

• Tôi muốn nói thêm rằng ...
• Nguời ta thường hỏi tôi rằng ...
• Đó không phải là lĩnh vực chuyên môn của tôi, nhưng tôi cũng biết rằng ....
• Tôi nghĩ vấn đề quan trọng nhất là ...

PHẢI LÀM GÌ NẾU PHÓNG VIÊN HỎI TÔI MỘT CÂU MÀ TÔI KHÔNG MUỐN TRẢ LỜI?

Hãy quay lại “hòn đảo an toàn” của bạn. Hãy dùng một câu chuyện để minh họa cho một trong ba điểm mà bạn đã chuẩn bị từ trước. Các câu chuyện thường dễ nhớ hơn. Hãy nghĩ về những cuộc phỏng vấn mà bạn đã nghe và có thể bạn sẽ nhớ ra một câu chuyện để minh họa cho điều bạn muốn nói.

PHẢI LÀM GÌ NẾU NGƯỜI PHỎNG VẤN HỎI MỘT CÂU TIÊU CỰC?

Đừng bắt chước thái độ tiêu cực đó! Nhiệm vụ của bạn là nêu bật được ba điểm quan trọng. Đừng tự ái hay bảo thủ. Hãy nhanh chóng đính chính những thông tin sai lệch và sau đó nêu ra một trong những điểm tích cực mà bạn muốn nói. HÃY TỎ THÁI ĐỘ TÍCH CỰC. Nếu người phỏng vấn nói một câu chỉ trích gay gắt, bạn có thể nói “Anh hỏi tôi câu đó là tốt, nhiều người cũng quan niệm sai lệch như vậy, nhưng sự thật là ...” và sau đó hãy quay lại “hòn đảo an toàn” của bạn.

Đây là lúc việc thực hành trước trở nên quan trọng. Hãy nhớ rằng bạn sẽ phải tập dượt một vài câu hỏi tiêu cực và khó, và bạn nên có sẵn câu trả lời. Xin nhắc lại là hãy TỎ RA TÍCH CỰC.

PHẢI LÀM GÌ NẾU PHÓNG VIÊN CỨ NGẮT LỜI TÔI BẰNG CÁC CÂU HỎI?

Hãy cứ để cho họ ngắt lời. Bạn có thể nói “anh đã hỏi tôi vài câu”, và sau đó hãy chọn câu hỏi nào bạn muốn trả lời và nêu ra điều mà bạn cho là quan trọng. Nếu những câu phóng viên ngắt lời bạn đi lệch những điều bạn đang nói và bạn muốn hướng cuộc đối thoại quay trở lại đúng trọng tâm, bạn có thể nói “như tôi đã nói” và sau đó tiếp tục câu trả lời với những điểm quan trọng của bạn.

PHẢI LÀM GÌ NẾU HAI BÊN IM LẶNG MỘT LÚC LÂU?

Hãy cứ giữ im lặng. Đừng tự nhiên đưa ra những thông tin không cần thiết. Chớ nên sợ sự im lặng. Người phỏng vấn sẽ lo việc đó. Trong một cuộc phỏng vấn mang tính chất hơi đối đầu một chút, sự im lặng thường là cách người phỏng vấn sử dụng để người trả lời phỏng vấn phải tự tiết lộ thêm thông tin.

PHẢI LÀM GÌ NẾU TÔI ĐƯỢC YÊU CẦU NÓI NHIỀU HƠN NHỮNG GÌ TÔI MUỐN NÓI?

Hãy quay trở lại “hòn đảo an toàn” của bạn. Những điều bạn muốn nói đủ quan trọng để bạn phân tích kỹ hơn và nhắc lại với những câu chuyện hay ví dụ khác đi để minh họa cho điều bạn nói.

PHẢI LÀM GÌ NẾU TÔI KHÔNG BIẾT CÂU TRẢ LỜI?

Hãy thành thực. Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói như vậy “Tôi rất tiếc, nhưng tôi không có thông tin đó, nhưng tôi sẽ rất vui được trả lời anh sau”. Khi bạn nói như vậy, hãy đảm bảo rằng sau này bạn sẽ cung cấp thông tin cho người phỏng vấn như đã hứa.

CÂU TRẢ LỜI NÊN DÀI BAO NHIÊU?

Câu trả lời của bạn nên ngắn gọn, khoảng 20 giây. Tuy nhiên, câu trả lời trên đài phát thanh có thể ngắn hơn, và nếu in báo thì có thể dài hơn.

THẾ CÒN NGOẠI HÌNH VÀ GIỌNG NÓI CỦA TÔI (CHO ĐÀI VÀ TIVI)?

Hơn 90% giao tiếp là không dùng lời nói, bởi vậy ngoại hình và giọng nói của bạn là rất quan trọng. Hãy tỏ ra nhiệt tình và sôi nổi. Cả đài và tivi đều có khuynh hướng làm người ta trở nên “nhạt nhẽo”, tức là làm người ta có vẻ ít thú vị hơn và tẻ nhạt hơn – vì vậy hãy hứng thú với điều bạn đang nói. Sẽ rất có ích nếu bạn quay video và ghi âm giọng nói khi bạn tập dượt. Có thể bạn sẽ nhận thấy rằng bạn phải hơi “lên gân” để thể hiện cảm nghĩ của mình khi trả lời phỏng vấn trên truyền hình. Nếu cuộc phỏng vấn được chiếu trên tivi, bạn nên theo một số hướng dẫn đơn giản sau đây:

• Hãy mặc quần áo theo cùng một tông màu, màu sáng nhưng đừng trắng toát.
• Đừng mặc những loại vải sặc sỡ hay chất liệu bóng.
• Đừng đeo quá nhiều nữ trang.
• Hãy soi gương trước khi đi đến nơi phỏng vấn.

NHỮNG PHÚT ĐẦU TRONG TRƯỜNG QUAY SẼ NHƯ THẾ NÀO?

Một kỹ thuật viên âm thanh thường sẽ yêu cầu bạn nói thử để kiểm tra chắc chắn là micro đặt như vậy là vừa. Để thử giọng, hãy nói tên của bạn, đánh vần tên họ của bạn, tên cơ quan của bạn, chức vụ của bạn nếu có, và chủ đề cho cuộc phỏng vấn. Đây là những thông tin hết sức quan trọng và để họ phát âm đúng tên bạn và tên cơ quan của bạn.

TÔI CÓ THỂ NÓI ĐIỀU GÌ ĐÓ VỚI PHÓNG VIÊN VÀ HI VỌNG ANH TA SẼ KHÔNG SỬ DỤNG THÔNG TIN ĐÓ KHÔNG?

Đừng bao giờ làm điều đó. Hãy luôn nghĩ rằng micro hay máy ghi âm đang bật. Hãy luôn nghĩ như vậy. Nhiều người nổi tiếng đã phải xấu hổ vì những lời họ nói khi tưởng là micro đã tắt. Hãy nghĩ rằng bất kỳ điều gì bạn nói với phóng viên ở bất kỳ lúc nào cũng có thể bị đem ra sử dụng. Và đừng bao giờ nói “tôi không có ý kiến gì”, bởi vì điều đó thường gây một ấn tượng là bạn có điều gì đó muốn giấu. Phóng viên luôn luôn làm việc và không có gì là “không chính thức” - trừ phi bạn đã nói rõ điều này với anh ta. Đừng bao giờ nói bất kỳ điều gì bạn không muốn đọc thấy trên báo hay nghe thấy trên đài hay tivi.

TIN TRÊN ĐÀI VÀ CÁC CUỘC PHỎNG VẤN

Ở nhiều nước, đài phát thanh là cách tốt nhất để đến với công chúng. Ở những cộng đồng mà ít nhất 50% dân số (trong đó phụ nữ chiếm 60%) không biết đọc biết viết thì sử dụng báo chí là không hiệu quả. Ngoài ra, tivi cũng chỉ có ở thành phố lớn; do đó sử dụng tivi cũng không hiệu quả.

Những bài phát biểu trước công chúng là có hiệu quả, nhưng chỉ khi diễn giả hiểu rõ về trình độ học vấn, nhận thức về kinh tế văn hóa và những khác biệt trong tập quán của địa phương.

Theo ước tính, 15% người Mỹ nhận tin tức thông qua đài phát thanh. Những cuộc“đối thoại” trên đài đang trở thành một công cụ ngày càng phổ biến cho các cá nhân để bày tỏ quan điểm về chính trị hay xã hội của mình. Hầu hết các đài phát thanh đều có những chương trình tin tức vào các thời gian khác nhau trong ngày. Nhiều đài phát thanh lấy thông tin từ những tập đoàn tin tức lớn, và những đài phát thanh qui mô hơn thì có bộ phận lấy tin riêng. Việc bạn nghe đài như thế nào phụ thuộc vào cấu trúc và cách thức phát sóng của từng đài phát thanh.

Bạn có thể trực tiếp gọi điện để cung cấp tin. Bạn cũng có thể gọi điện đến đài trong chương trình “đối thoại” và đưa ra quan điểm của mình. Một số đài phát thanh nhỏ hơn còn thực hiện các cuộc phỏng vấn ngay trong phòng ghi âm của họ. Hãy tìm hiểu về đài phát thanh ở khu bạn sống để quyết định xem bạn tiếp cận cách nào là tốt nhất.

PHỎNG VẤN TRÊN ĐÀI VÀ TRÊN TIVI CÓ SỬ DỤNG NHỮNG CÔNG CỤ GIỐNG NHAU KHÔNG?

Có. Nhưng cách diễn đạt và nội dung những điều bạn nói còn quan trọng hơn khi người ta không trông thấy hình của bạn.

PHẢI LÀM GÌ NẾU TÔI NHẬN ĐƯỢC MỘT CÚ ĐIỆN THOẠI BẤT NGỜ CỦA PHÓNG VIÊN VÀ ANH TA MUỐN PHỎNG VẤN TÔI NGAY LẬP TỨC QUA ĐIỆN THOẠI?

Hãy hỏi tên anh ta, số điện thoại và thời hạn phải trả lời, và hỏi xem liệu bạn có thể gọi lại cho anh ta sau vài phút được không. Hãy tự soạn ra câu trả lời. Hãy nghĩ về ba điểm quan trọng tích cực bạn muốn nói. Hãy thực tập cuộc phỏng vấn bằng cách nói to lên. Hãy nhanh chóng tìm hiểu về phóng viên, về tổ chức tin tức và về thính giả mà bạn đang nhắm đến nếu có thể. Sau đó hãy thoải mái và gọi lại cho phóng viên.

PHẢI LÀM GÌ NẾU TÔI PHẢI SỬ DỤNG ĐẾN NHỮNG THUẬT NGỮ VÀ CON SỐ THỐNG KÊ CHUYÊN MÔN TRONG CÂU TRẢ LỜI?

Hãy cố gắng sử dụng càng ít con số thống kê càng tốt. Thay vào đó, hãy sử dụng lối nói thật tượng hình. Nếu bạn nghe thấy ai đó nói “rộng khoảng bằng một cái sân bóng đá”, thì bạn sẽ có ấn tượng tốt hơn là nghe nói “rộng khoảng 4.300 mét vuông”.

Giữa hai cách nói “hàng ngày có tới 35.000 trẻ em bị chết một cách vô ích” – một con số thống kê mà nhiều tổ chức phát triển quốc tế sử dụng, hay cách nói “mỗi ngày có 100 chiếc máy bay phản lực bị tai nạn, mỗi máy bay chở 350 trẻ em” – cách ví von mà UNICEF sử dụng để nói về tình trạng khẩn cấp này, bạn thấy cách nào hiệu quả hơn? Rõ ràng cách thứ hai sinh động hơn.

Nếu bạn buộc phải dùng đến những thuật ngữ chuyên môn, hãy cố gắng định nghĩachúng càng đơn giản càng tốt. Hãy sử dụng những từ ngữ thông dụng với thính giả. Hãy định nghĩa bất kỳ thuật ngữ nào không được sử dụng trong ngôn ngữ thông dụng. Điều này sẽ rất quan trọng nếu bạn nói chuyện với những người thuộc các quốc tịch khác nhau.

TÔI CÓ ĐƯỢC GHI BĂNG CUỘC PHỎNG VẤN KHÔNG?

Hãy thảo luận điều này với phóng viên phỏng vấn bạn. Nói chung thì bạn sẽ được phép ghi băng, và việc bạn yêu cầu điều này cũng là chuyện bình thường. Vì như thế, bạn sẽ có được một bản sao chính xác của cuộc phỏng vấn. Bạn có thể bật lại băng sau đó và luyện tập sao cho mình sẽ trả lời tốt hơn ở những cuộc phỏng vấn sau. Điều này cũng giúp cho những người làm cùng với bạn, những người không nghe được buổi phát thanh hay truyền hình, có cơ hội nghe lại buổi phỏng vấn sau này. Nếu có thể, hãy luyện tập trước ống kính hay với một máy ghi âm.