Các bước tổ chức họp báo

Họp báo là một hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Để có một buổi họp báo ấn tượng đòi hỏi phải tiến hành một khối lượng công việc không nhỏ. Nếu cảm thấy khoản kinh phí bỏ ra cho việc thuê một công ty PR chuyên tổ chức dịch vụ họp báo là quá tốn kém, bạn hoàn toàn có thể tự trang bị cho mình những kiến thức để tự tổ chức một buổi họp báo trang trọng và gọn nhẹ, lôi cuốn được giới truyền thông đến tham dự.

Nhiều nhà quản lý đã phải loay hoay khá lâu khi nhận được yêu cầu tổ chức một buổi họp báo. Khái niệm họp báo đã quen thuộc với hầu hết mọi người, xuất hiện liên tục trên truyền hình, mặt báo, nhưng làm thế nào để có được một buổi họp báo đàng hoàng, đạt yêu cầu, thì vẫn còn là khái niệm xa lạ với nhiều người.

Để bắt tay vào việc tổ chức một cuộc họp báo, bạn hãy nắm kỹ 7 bước cơ bản sau:

1. Chuẩn bị phần nội dung

Giới nhà báo đến với sự kiện của công ty bạn là để lấy thông tin. Bạn nên nhớ thông tin là “nhân vật” chính của mỗi cuộc họp báo. Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện này là những thông tin xác đáng nhất. Hãy thử hình dung, nếu bạn mời các nhà báo nhưng rất ít người, hoặc không một ai đến dự, thì chắc chắn lý do chính là ở phần nội dung không đáng được quan tâm.

Trước khi bạn bắt đầu triển khai buổi họp báo, hãy thăm dò thái độ của giới phóng viên về phần nội dung chính của sự kiện này. Chẳng hạn như, bạn gọi qua một số báo và đài truyền hình mà chỉ nhận được lời hứa ậm ừ: “Chúng tôi sẽ cố gắng cử phóng viên đến đưa tin...”, thì đó là lúc bạn cần xem lại phần nội dung sự kiện.

2. Địa điểm tổ chức họp báo

Có rất nhiều lựa chọn cho buổi họp báo của công ty bạn. Một điều bạn cần phải nhớ là tiêu chuẩn của một phòng họp báo là phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh... Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty ngày nay. Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng, trang trí lịch sự, không phô trương.

Một số công ty vì muốn “chơi trội”, đã lựa chọn các không gian ngoài trời cho cuộc họp báo. Tuy nhiên, bạn nghĩ sao về cuộc họp báo ngổn ngang: không có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên ảnh và âm thanh thu về chỉ toàn nghe... tiếng gió.

3. Mời khách (phóng viên)

Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn: Chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo. Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí... không bỏ quên lời mời của bạn.

4. Chuẩn bị tư liệu họp báo

Tư liệu họp báo cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch họp báo (nội dung đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật chính và các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bào phát biểu soạn trước của nhân vật chính.

Thi thoảng các tài liệu được phát theo từng phần của buổi họp báo để tráng tình trạng giới phóng viên đến và nhận hết những tài liệu cần có để rồi... về luôn. Đơn giản là họ hoàn toàn có thể tác nghiệp, viết bài với những thông tin trong tài liệu này.

5. Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, bạn cần gặp gỡ trước với những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có thể đấy chính là lãnh đạo của bạn. Lý do là nhà tổ chức buổi họp báo cần phải xem trước những nội dung nào được phát ngôn. Bạn cần góp ý với những bài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề buổi họp. Hướng dẫn các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi.

MC của buổi họp báo phải thoả mãn tiêu chí: Giới thiệu đúng và nói rành mạch để mọi người nghe được. MC không cần và không nên nhắc lại hoặc tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu bởi phần tổng hợp ấy có thể... bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp. MC có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra trước mặt báo giới.

6. Diễn tập

Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới, do đó bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như MC đã làm đúng yêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa, hoặc thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều quá hay không?...

7. Buổi họp báo bắt đầu

Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên. Buổi họp báo phải được bắt đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự. Hãy vận dụng những tình huống bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo.

Bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi một ai đó có thể đề nghị được nêu câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp. Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn, bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn như các phóng viên sẽ lần lượt tác nghiệp theo danh tính và tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi…

Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông những lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo. Sau đó, bạn có thể yên tâm ra về và chờ xem TV buổi tối hoặc các báo ngày hôm sau, để có được những thông tin nóng hổi nhất về chính công ty của bạn.

(Theo BWPortal)

Hiểu và quan hệ với giới truyền thông

Bằng việc hiểu rõ các nhu cầu và tính chất công việc của các nhà báo, các chủ bút, chiến dịch PR của bạn chắc chắn sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn nhờ khả năng thu hút giới truyền thông tốt hơn. Khi tiếp cận giới truyền thông, nhiều chuyên gia PR sử dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau để có được sự quan tâm của họ. Nó trải rộng từ những kiểu trình bày chủ đề bài báo hết sức đặc biệt đến những định dạng gây chú ý hoặc các câu chào hỏi hấp dẫn.

Những kỹ thuật như vậy có thể hiệu quả khá nhiều lần, nhưng chúng không thể hiệu quả mãi mãi. Đơn giản là do: mỗi nhà báo là một con người khác biệt.

Tất cả các nhà báo đều có các nhu cầu, mối quan tâm, mục tiêu cũng như phong cách sống khác nhau. Đó là lý do tại sao thật quan trọng để hiểu quan điểm của các nhà báo. Bạn sẽ phải mất đôi chút công sức, nhưng chắc chắn không lãng phí chút nào.

Đối với các doanh nghiệp bán sản phẩm hay cung cấp dịch vụ nhiều khách hàng khác nhau, việc “đi guốc trong bụng” ai đó có thể rất tự nhiên. Các kỹ năng bán hàng là cần thiết để kết thúc các giao dịch và chúng cũng không khác mấy các kỹ năng cần có để nhà báo quan tâm tới bài PR của bạn.

Điểm mấu chốt là chúng ta cần sử dụng những kỹ năng này theo cách thức hợp lý tại thời điểm thích hợp nhất. Đó là lý do tại sao bạn cần một chiến lược cụ thể để thu hút sự chú ý của các nhà báo và có được sự tin tưởng của họ.

Hiểu rõ quan điểm của các nhà báo

Lá thư xúc tiến (pitch letter), được gửi qua email, là phương tiện chính yếu để truyền tải ý tưởng câu truyện của bạn. Nó cần mang tính chất giới thiệu và có nội dung được diễn đạt theo cách thức gây được sự tò mò đồng thời thúc đẩy hành động. Để làm được thế, trước tiên bạn cần đánh giá đúng những gì là quan trọng đối với họ:

- Độc giả: Đầu tiên, bạn cần nghiên cứu đối tượng mà tờ báo đó hướng tới là ai. Họ viết cho ai xem? Phong cách viết là gì? Hãy hình dung ra một độc giả điển hình của họ. Nhà báo sẽ viết bài để thoả mãn mối quan tâm của các đối tượng này.

Ví dụ, độc giả của tờ báo khu vực thường ưa thích các khía cạnh mang tính địa phương hay “những người bạn láng giềng”, trong khi đọc giả của các tạp chí kinh doanh thường mong muốn những bài viết liên quan tới bán hàng, sức mạnh tài chính và các công cụ kinh doanh khác. Việc hiểu những sắc thái này sẽ cho phép bạn tạo dựng được một chiến lược PR “đánh đúng điểm yếu” của nhà báo.

- Giọng điệu, phong cách và chủ đề trọng tâm: Tiếp theo, bạn hãy nghiên cứu những câu truyện nằm trong danh sách ưu tiên của các nhà báo. Khi đọc các bài viết của họ, hãy chú ý những nội dung nào được các nhà báo chú ý. Họ có nhìn vào khía cạnh con người của câu truyện hay chỉ đơn giản là những sự thật lạnh lẽo? Bạn cũng không thể bỏ qua phong cách, giọng điệu và suy nghĩ của họ. Các chủ đề được miêu tả dưới các câu chữ tích cực? Họ có thường xuyên đứng trên lập trường đối nghịch? Nếu như vậy, bạn có thể muốn suy nghĩ lại hành động tiếp cận của mình.

- Thời điểm: Yếu tố này cũng tác động tới khả năng lĩnh hội của các nhà báo. Nếu bạn tiếp cận một tờ báo hàng ngay, buổi chiều sẽ luôn là thời điểm các nhà báo hết sức bận rộn để chuẩn bị các bài viết cho ngày hôm sau. Những tờ báo tuần thường kết thúc công việc vào thứ năm hay thứ sáu, nhưng tốt hơn cả bạn nên gọi điện để kiểm tra lại. Còn đối với tạp chí hàng tháng, thời điểm phát hành và ngày kết thúc rất khác nhau. Nhiều tờ báo có kế hoạch chuẩn bị trước hàng tháng, vì vậy nếu tin tức của bạn khá nhạy cảm về mặt thời gian, chắc chắn không thích hợp để tiếp cận các tạp chí kiểu này.

- Chủ bút (Biên tập, Tổng biên tập): Một điều cuối cùng cần chú ý đó là các nhà báo luôn phải giải trình trước các chủ bút. Bạn không chỉ tiếp cận các nhà báo mà còn tiếp cận các biên tập viên, đôi khi là Tổng biên tập. Các yếu tố và tầng lớp của quy trình ra quyết định sẽ tác động tới thành công hay thất bại của chiến lược PR.

Xây dựng Thư xúc tiến

Một khi bạn có được những chuẩn bị cơ bản trên, đã đến thời điểm bắt tay vào soạn thảo Thư xúc tiến. Hãy giữ giọng điệu và phong cách được chuyên nghiệp và thân thiện. Hãy bắt đầu với những giới thiệu ngắn gọn, mang tính cá nhân và nhanh chóng đi vào nội dung chính.

Bạn nên đứng trên phương diện và suy nghĩ của nhà báo khi viết. Hãy sử dụng các thông tin từ những bài viết trong quá khứ hay sự kiện ngành như là nền tảng cho bức thư. Miêu tả chủ đề thật ngắn gọn, đưa ra được hầu hết các vấn đề có giá trị từ quan điểm của người đọc sau cùng.

Hơn tất cả, đây cũng là những đối tượng mà các nhà báo hướng tới. Sau đó, quan trọng nhất là miêu tả tại sao chủ đề lại hấp dẫn người đọc của tờ báo. Một lần nữa, bạn cần đứng ở góc độ của nhà báo.

Nếu có thể, bạn nên tham khảo các bài viết mà nhà báo đã từng viết trước đây, miêu tả chúng liên quan như thế nào và tại sao câu truyện của bạn sẽ bổ sung tính hiệu quả trong thu hút người đọc. Điều này cho thấy rằng bạn rất am hiểu công việc của một người làm báo, chứ không chỉ gửi đi những email spam đơn thuần tới họ.

Cuối cùng, bạn đừng quên đưa vào lời kêu gọi hành động. Hãy hỏi các nhà báo về suy nghĩ và mối quan tâm của họ đối với câu truyện, và sau đó đề xuất các bước hành động tiếp theo. Thật quan trọng với việc gửi email vào đúng thời điểm trong ngày khi mà các nhà báo dễ dàng lĩnh hội tin tức của bạn nhất.

Điện thoại hỏi thăm

Những nỗ lực của bạn đến đây là chưa đủ, bạn sẽ không nhận được phản hồi ngay lập tức từ nhà báo. Thời điểm bạn gọi điện thoại hỏi nên tuỳ thuộc vào kế hoạch thời gian xuất bản tờ báo hay vào loại hình thông tin bạn có. Nếu tin tức của bạn khá nhạy cảm về mặt thời gian, bạn cần gọi điện ngay trong ngày. Còn bằng không, cuộc điện thoại bạn có thể để sang hôm sau cũng không kém phần hiệu quả.

Bạn sẽ cần chuẩn bị trước những gì sẽ nói. Hãy đọc lại lá thư gửi cho nhà báo và gạch chân những điểm then chốt bạn muốn truyền tải. Tránh bắt đầu với: “Anh/Chị có nhận được email của tôi?”. Hãy cố gắng đưa ra các thông tin mới hay một cuộc phỏng vấn với chủ đề trong câu chuyện PR.

Nếu nhà báo phía bên kia đầu dây tỏ vẻ cáu kỉnh hay bực tức, bạn đừng bỏ cuộc. Luôn hiệu quả với sự nhẹ nhàng hỏi xem lúc này có là thời điểm thích hợp. Các nhà báo luôn bận rộn và họ nhận được cả núi các thông tin mỗi ngày. Trên thực tế, bạn có thể bạn gọi điện lại một vài lần chỉ để liên hệ với họ.

Khi mà cuộc điện thoại đã bắt đầu tốt đẹp, hãy lắng nghe các nhà báo nói, thay vì thao thao bất tuyệt với kế hoạch của bạn. Bạn cần luôn giữ vững các điểm chính nhưng cũng không thể không linh động. Đôi lúc một nhà báo có thể tìm kiếm điều gì đó không hoàn toàn xuất hiện trong câu truyện của bạn, nhưng bạn có thể giúp đỡ họ theo một cách nào đó.

Điều cuối cùng là bạn cần nắm vững rằng công việc của bạn sẽ có hai chủ đích: một là thu hút sự quan tâm đối với câu truyện PR của bạn và hai là xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhà báo. Đôi lúc bạn có được một mà bỏ qua yếu tố còn lại.

(Theo BWPortal)

Khi DN thiếu người chuyên trách báo chí!

Không ít lần một nhà báo như tôi được các doanh nghiệp quen biết nhờ “tư vấn” về cách tổ chức họp báo hoặc mời báo chí tham dự một hoạt động, một sự kiện nào đó của mình. Hầu hết đó là các doanh nghiệp nhỏ và vừa-vốn không quen và không có kinh phí để thuê hẳn một công ty dịch vụ làm giúp. Biết là khó từ chối nên tôi đã thử ghi lại một số nhận xét, kinh nghiệm từ góc độ của một người làm báo…

Từ chi tiết nhỏ

Lần nọ, dự một cuộc giới thiệu sản phẩm, tôi hơi ái ngại khi thấy đã quá giờ họp mà vẫn vắng người. Hỏi cô phụ trách tổ chức mới hay là có một số khách mời và cả phóng viên bận giao ban đầu tuần, có thể đến trễ. Thì ra vậy. Nghĩ lại, chính mình cũng đang tính chuyện tranh thủ họp nhanh để còn quay về hội ý bài vở cho kịp số báo tới. Sáng thứ Hai, quả là thời điểm bận rộn, khẩn trương-không chỉ với báo chí; có lẽ hầu hết cơ quan, doanh nghiệp khác cũng vậy. Cho nên nếu có gì cần lưu ý trước tiên cho nhà tổ chức một cuộc họp báo hay sự kiện công ty là… nên xem lịch thật kỹ: trừ trường hợp bất khả kháng, nên tránh chọn buổi sáng thứ Hai. Và nếu phải tổ chức vào ngày đầu tuần thì nên lui lại vào buổi chiều.

Địa điểm cũng vậy. Nhà báo dự họp không chỉ ngồi nghe và ghi chép. Anh ta còn phải đi lại, quan sát, hỏi han người cần hỏi và quay phim, chụp ảnh. Bố trí một địa điểm chật chội, vị trí gò bó thì quả là gay cho anh ta khi tác nghiệp. Lần khác, tôi được mời tham dự một cuộc giới thiệu sản phẩm mới. Phòng họp chỉ rộng khoảng 25 mét vuông mà chứa hơn ba chục người, cả phóng viên lẫn khách mời. Đã thế lại còn chừa một hành lang hẹp để bày các món buffet, thành ra chỗ trưng bày sản phẩm nằm sát trong góc hẹp. Cực cho phóng viên là ghế ngồi kê sít, ngồi đâu là “chết” đấy. Tất nhiên, nhà báo vẫn phải xoay trở tác nghiệp, có điều nhiều người không thể có được ảnh đẹp, không tiếp cận được với lãnh đạo doanh nghiệp để trao đổi thêm.

Nhưng có lẽ điều quan trọng nhất vẫn là nội dung sự kiện mà doanh nghiệp muốn thông tin đến báo chí, qua đó quảng bá với công chúng. Sự kiện có thể đang hoặc sẽ diễn ra với sự chứng kiến của phóng viên. Anh ta theo dõi, nắm bắt các diễn biến bằng con mắt nghề nghiệp, bằng khả năng quan sát và ghi nhớ chi tiết được huy động tối đa, cùng với sự hỗ trợ của máy ảnh, máy ghi âm... Tuy nhiên, không phải lúc nào mọi việc cũng được thu nạp chính xác, đầy đủ. Con mắt có thể bỏ sót chi tiết nào đó, trí nhớ có thể “đánh lừa” anh ta và phương tiện máy móc đôi khi trở nên lích kích, “rườm rà”. Cho nên tốt nhất là cần có văn bản, có hồ sơ tài liệu trong tay để bổ sung hoặc xem lại khi cần.

Chuẩn bị hồ sơ

Thông thường, các doanh nghiệp làm ăn bài bản thường chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan đến sự kiện và gửi cho báo chí. Hồ sơ đó bao gồm bản thông cáo báo chí, các bài phát biểu chính và các hình ảnh về sự kiện. Có thể xem thông cáo báo chí là tài liệu căn bản về sự kiện, trong đó nêu ngắn gọn nhưng đầy đủ các thông tin cần biết như: mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung, cách thức tiến hành, thành phần và số lượng người tham dự (nếu là hội thảo, sự kiện) hoặc các tính chất, nét mới, công dụng, giá cả, số lượng sản xuất, khả năng tiêu thụ… (nếu là sản phẩm mới). Các bài phát biểu của quan chức, lãnh đạo doanh nghiệp thường nhấn mạnh đến ý nghĩa, nét nổi bật, hoặc giá trị của sự kiện, sản phẩm. Đó là sự đánh giá từ góc nhìn của người phát biểu. Cũng cần lưu ý một điều: doanh nghiệp do quá ưu ái sản phẩm hoặc hoạt động của mình (cũng dễ hiểu thôi) cho nên thường nói cường điệu hoặc phóng đại đôi chút về chúng trong các thông cáo báo chí. Nhưng nhà báo thì phải khách quan, xác thực, do vậy nhiều khi phải lược bỏ những chỗ nói quá trong thông cáo báo chí hoặc viết lại theo văn phong sáng sủa, giản dị. Thực ra, cái mà nhà báo rất cần-đặc biệt là với báo kinh tế, khoa học kỹ thuật-chính là chi tiết, số liệu xác thực. Hẳn nhiên không cần đến mức quá chi li, quá chuyên sâu.

Nói chung, chuẩn bị hồ sơ cho một sự kiện không phải là một việc quá phức tạp, tốn kém. Thế nhưng nhiều nhà tổ chức vẫn cứ bỏ qua hoặc thực hiện một cách sơ sài. Tôi đã dự nhiều sự kiện, nhiều cuộc hội thảo lớn, tổ chức hoành tráng, nhưng giở tập hồ sơ tài liệu được phát thì hỡi ôi, chỉ toàn brochure quảng cáo hoặc mấy tờ giới thiệu chương trình in rất đẹp. Khi cần bài phát biểu chính thì không biết tìm đâu, cả nhóm phóng viên chạy nhốn nháo xin lại bài phát biểu và nhờ người đi photocopy! Khi nào thì có thể gửi hồ sơ tài liệu này cho phóng viên? Lâu nay nhà tổ chức chỉ đưa cho phóng viên ngay trước khi vào cuộc (lại cái bệnh lụp chụp!). Vậy là vừa tham dự vừa lướt xem tài liệu, chỗ nắm được chỗ lờ mờ. Giả thử phóng viên được xem trước tài liệu thì sẽ thuận lợi hơn biết bao. Anh ta sẽ biết nên dành thời giờ tập trung theo dõi vấn đề gì và nên tiếp xúc với ai để làm phong phú thông tin. Nói cách khác, hồ sơ tài liệu sẽ giúp phóng viên tránh sai sót (từ đó ảnh hưởng đến thông tin về doanh nghiệp) và tiết kiệm thời gian.

Có hay không người chuyên trách báo chí?

Cũng để tiết kiệm thời gian, nhà tổ chức nên gói gọn nội dung một cuộc họp báo bình thường hay phần thông tin của một sự kiện khoảng trên dưới một giờ. Nói dông dài làm gì khi mọi điều chính yếu đã có sẵn trong hồ sơ tài liệu. Thử hình dung người bình thường đã phải ngán ngẩm như thế nào đối với chuyện hội họp kéo rê, “nói dài, nói dai” thì đối với nhà báo-những người phải thường xuyên có mặt ở vô số cuộc hội họp và sự kiện lớn, nhỏ (về mặt này có lẽ không kém giới ngoại giao)- nó còn ê ẩm đến đâu!

Đến đây chắc có người sẽ đặt câu hỏi: liệu có cần một bộ phận riêng để làm việc với báo chí trong việc thông tin, quảng bá hoạt động doanh nghiệp? Câu trả lời tùy thuộc vào quy mô và chiến lược quảng bá, tiếp thị của doanh nghiệp. Các công ty lớn thường có những nhân viên (thuộc bộ phận quan hệ đối ngoại hoặc tiếp thị) chuyên trách về báo chí. Họ giữ liên lạc chặt chẽ và cung cấp các thông tin về hoạt động của đơn vị mình. Vai trò này càng quan trọng khi đơn vị tổ chức các sự kiện lớn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, nếu không có nhân viên chuyên trách thì ít ra cũng phân công người làm việc với báo chí trong những thời điểm cần thiết. Nói chung, dù ít hay nhiều, chuyên hay không chuyên, doanh nghiệp cũng cần có một đầu mối liên lạc và chuyển thông tin cho nhà báo qua nhiều hình thức như điện thoại, e-mail hoặc tài liệu gửi theo đường bưu điện…

Cách đây không lâu, có một vị giám đốc than phiền với tôi rằng công ty của ông thường thông tin chi tiết các hoạt động sản xuất kinh doanh đến các báo, thế nhưng rất ít báo đưa tin, viết bài. Hỏi ra mới biết những hoạt động đó quá bình thường, chẳng có gì mới lạ, phạm vi thu hút sự quan tâm của công chúng cũng rất hạn hẹp-nói chung là có quá ít yếu tố để trở thành tin trên báo. Trong đời sống kinh doanh sôi động, muôn màu muôn vẻ như hiện nay, nếu sự kiện hay hoạt động mà một công ty đưa ra không có gì mới lạ, không gây ấn tượng mạnh (và tốt đẹp), không đáp ứng được sự trông đợi của người tiêu dùng thì chắc chắn nó sẽ bị chìm lỉm trong cái biển sự kiện và thông tin. Cho nên nhiều lúc doanh nghiệp cũng nên “thông cảm” cho nhà báo.

Thư Hoài - TBKTSG